Одной из ключевых областей процесса второго уровня в соответствии с моделью СММ* стала ключевая область "Отслеживание и наблюдение проектов ПИ".

Целью этой области является определение и установление наглядных форм и способов отображения состояния проекта ПИ, а также процедур, правил, механизмов и мероприятий отслеживания хода его выполнения. Достижение этой цели обеспечивает руководителю проекта, администрации организации и заказчику возможность своевременного принятия эффективных мер всякий раз, когда выполнение проекта отклоняется от плановых показателей.

Все принятые формы, правила, процедуры, механизмы и мероприятия, обеспечивающие выполнение деятельностей по наблюдению и отслеживанию проектов ПИ должны быть включены в стандартный процесс.

В АОЗТ ИДУ приняты стандартные формы метрических отчетов (см. с. 24-29 наст. ном. журн.) и формы еженедельного и месячного одностраничных отчетов о ходе выполнения проекта ПИ.

Метрические отчеты и отчеты о состоянии проекта используются в ИДУ руководителями проектов на еженедельных научно-организационных семинарах в качестве иллюстрационного материала при докладе о ходе выполнения проектов.

Еженедельный одностраничный отчет состоит из трех диаграмм и одной таблицы, кроме того, есть еще и некоторые кнопки, относящиеся к системе автоматической генерации этого отчета. Для генерации отчета необходимо ввести отчетную дату. При генерации в таблицу из базы данных проекта (формируется средствами программного пакета MS Project) переносятся плановые задания, плановые и фактические даты их завершения, введенные в базу данных руководителем проекта в процессе оценки готовности выполнения плановых работ за предыдущие 7 календарных дней и планирования работ на 7 последующих.

По фактическим датам завершения плановых работ автоматически строится "Диаграмма хода выполнения работ". Кривая этой диаграммы представляет собой огибающую фактических дат завершения плановых работ.

Диаграммы "Ключевые работы" (трудоемкость ключевых работ в отчетный период) и "Недельные трудоемкости" автоматически строятся по данным из метрической базы данных проекта.

В ИДУ принят такой порядок представления одностраничных отчетов на научно-организационных семинарах, при котором в таблицы отчетов заносятся реальные и плановые данные за прошедшую неделю и плановые данные на будущую. Одностраничный отчет распечатывается на прозрачной пленке и проецируется при докладе о ходе выполнения проекта на большой экран для всеобщего обозрения. Такая форма представления и содержание одностраничного отчета обеспечивают эффективный (быстрый и наглядный) способ оценки хода выполнения проекта на отчетную дату.

Недельный период отчетности многократно позволял администрации ИДУ своевременно обнаруживать недостатки планирования в проектах, на ранних стадиях выявлять причины отставания от плановых дат завершения отдельных работ по проектам и своевременно предпринимать корректирующие шаги для предотвращения возможных проблем в проектах. Эксперименты с увеличением отчетного периода до двух недель, проводимые в ИДУ, привели к неприемлемым результатам: заметно увеличились промахи в планировании, что незамедлительно привело к ухудшению качества создаваемых продуктов.

Ежемесячный отчет состоит из 8 секций: 1) краткое описание проекта; 2) перечень ключевых плановых вех проекта (перечень плановых поставок заказчику) и дат фактического завершения этих вех; 3) процент повторного использования продуктов ИДУ в данном проекте; 4) развернутое описание выполняемого проекта (описание должно быть таким, чтобы любой представитель администрации или заказчика, взявший в руки одностраничный отчет и не знакомый с проектом, мог бы без посторонней помощи понять содержание его работ); 5) диаграмма хода выполнения работ (строится автоматически по данным из базы данных проекта так же, как и в случае одностраничного еженедельного отчета, только в этом случае график строится за весь предыдущий период, включая установленную дату отчета); 6) плановая и фактическая численность проектной группы; 7) стоимость проекта по отчетным месяцам (наличие этих данных позволяет обнаружить тенденцию к драматическому увеличению штата или стоимости проекта и вовремя предпринять необходимые меры); 8) статус проекта (состояние основных документов и поставок проекта) на дату отчета (дает представление администрации и заказчику, в каком состоянии находится проект в отчетный момент).

В ИДУ используется еще одно мероприятие для отслеживания хода выполнения проектов – это операционный обзор проектов. В конце месяца на научно-организационном семинаре проводится такой обзор каждого выполняемого проекта, для чего руководители проектов готовят специальный материал с иллюстрациями, в который включается и ежемесячный одностраничный отчет о ходе выполнения проекта.

Материалы операционного обзора, принятого в ИДУ, представляют собой еще одну форму наглядного представления хода выполнения проекта за прошедший месяц. Эти материалы подготавливаются заранее в среде программного пакета MS Power Point и во время выступления руководителя проекта проецируются с помощью компьютера и специального проекционного устройства на большой экран для всеобщего обозрения. Обязательными разделами в материалах операционного обзора являются разделы, показанные на рисунке.

Обычный объем материалов операционного обзора с текстом и иллюстрациями в соответствии с содержанием, представленным на рисунке, занимает 4-5 страниц формата А4. Доклад руководителя проекта на таком обзоре в ИДУ длится, как правило, не более 10 минут, а с ответами на возникающие вопросы в среднем 15 минут. На операционные обзоры полезно приглашать представителей заказчика. В ИДУ такое приглашение считается нормой.

Общеизвестно, что независимо от того, насколько хорошо все исполнители понимают методы работы над проектами, способы оформления предусмотренных стандартным процессом отчетов и полученных результатов среди исполнителей во взглядах на эти вопросы не будет до конца того единодушия, которое требуется для качественного выполнения каждого конкретного требования стандартного процесса.

Чтобы добиться единообразия, правильного и качественного выполнения требований стандартного процесса по оформлению материалов операционного обзора, в ИДУ для них были разработаны специальные стандартные формы, процедуры заполнения этих форм и их представления на операционном обзоре. Наличие и обязательное применение установленных стандартным процессом форм и процедур обеспечило качественное проведение операционных обзоров практически без превышения отведенного лимита времени.

В заключение отметим, что использование стандартного процесса (методологии модели СММ) в повседневной деятельности ИДУ зарекомендовало себя с хорошей стороны – все проекты ПИ заканчивались в установленные сроки, без превышения выделенного бюджета, с требуемым качеством выпускаемых продуктов. Недостаток стандартного процесса состоит в том, что он эффективно работает только при очень высокой организации труда в коллективах каж- дой проектной группы, в группах, вовлеченных в проекты, и в администрации.