При решении комплексной проблемы автоматизации систем организационного управления (СОУ) основные направления исследований и реализации должны быть взаимоувязанными таким образом, чтобы результаты одних направлений либо ложились в основу других (естественное продолжение), либо «отрабатывали» пограничные аспекты, решение которых на данном этапе эффективно именно в этом направлении.

В действительности отдельные направления исследований оказываются непропорционально продвинутыми, что отрицательно сказывается на системности подхода к проблеме, обоснованности частных выводов и, как следствие, объемах непроизводительно затрачиваемых ресурсов. Появляется значительное количество работ, посвященных классификации программных средств и реализации отдельных программных модулей для автоматизации управленческих работ на базе ПЭВМ. В то же время отечественные публикации по системному анализу и концептуальным моделям, исследованию/и анализу предметной области с учетом персональной и общественной специфики СОУ в стране, что должно было бы стать основанием для развития системных и прикладных программных работ в этой области, не имеют достаточной проработки.

С этих позиций приводимые в статье реализационные фрагменты рассматриваются как попытка привнесения системного взгляда в общую картину СОУ.

СОУ являются сложными, многоаспектными системами, включающими совокупность работников-управленцев — людей, образующих особую социальную прослойку общества со специфической совокупностью социально- и личностно-психологических особенностей, без учета которых невозможно системно подходить к решению проблемы автоматизации в данной предметной области.

Сложность СОУ как объектов автоматизации постоянно проявлялась во временной цепочке неудачных попыток построения и внедрения АСУ организационного типа на базе последовательно совершенствующихся поколений средств вычислительной техники (ВТ) вплоть до ПЭВМ и локальных сетей, что в конце концов привело к развитию отдельного научного направления — office automation, посвященного изучению СОУ и построению адекватных моделей, основанного на возрождении интереса к системному анализу и построению концептуальных моделей в приложении к данной предметной области.

Понимание сущности СОУ, их структур и процессов, определяющих функционирование, требует в настоящее время адекватной многоаспектности подходов как к исследованию проблемы, так и к обеспечению так называемых «проектных решений». Основные направления, развивающиеся в процессе комплексного решения проблемы автоматизации СОУ, показаны на рисунке.

СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ И КОНЦЕПТУАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ

 Возрастающий интерес к системному анализу обусловлен несколькими причинами. Это прежде всего осознание необходимости осмысления СОУ как объекта автоматизации, построения единой методологии рационализации процессов управления, в том числе и с помощью средств ВТ, построения реальных прогнозных оценок влияния различных степеней и уровней автоматизации на поведение СОУ. В первую очередь необходимо создание системы концептуальных моделей для построения единой понятийной базы, единого описания (и формализации) структуры СОУ и происходящих в ней процессов, разделения алгоритмических и эвристических аспектов представления СОУ, обоснования последующих исследований и реализационных этапов автоматизации, опирающихся на результаты концептуального моделирования.

В современной трактовке под концептуальной моделью (КМ) предметной области понимают некоторую семантическую, знаковую (семиотическую) систему, в которой однозначно и непротиворечиво интегрированы представления различных специалистов о данной предметной области. Логика концептуального моделирования состоит в синтезе системы понятий и представлений на базе различных существующих теорий с целью достаточно адекватного описания выделенных аспектов, максимально влияющих на эффективность организационного управления. В этой связи концептуальное моделирование представляет собой процесс построения и анализа КМ для обоснованного приложения ее в различных практических реализациях, которые в настоящее время ограничиваются описанием предметных областей теми или иными разновидностями формализованных представлений с последующим выходом на проектирование направлений реализации (этапы) и формирование схем баз данных (БД) этих предметных областей. При этом метаметоды построения концептуальных моделей не формализованы и остаются большей частью интуитивными.

Таким образом, концептуальное моделирование рассматривается нами как форма и инструмент системных представлений различных аспектов автоматизации СОУ. По нашему мнению, исследования КМ СОУ в настоящее время могут проводиться с применением двух обобщенных схем представлений знаний: известного фреймового подхода и его развития в семантических сетях и развивающегося в настоящее время объектно-ориентированного подхода (последний хорошо зарекомендовал себя в концептуальных моделях программных сред). На строго формальном уровне эти подходы эквивалентны и отражают идею «классифицирующих связей» в представлении знаний (род, вид, класс-подкласс и т.п.).

В частности создание системы КМ и их последовательная актуализация в процессе системного анализа «хаоса второго порядка» (т.е. после первого этапа автоматизации) позволит в будущем при создании соответствующей програмно-технической среды (например на базе объектно-ориентированного языка типа Small-talk) перейти к проектированию на принципиально новых основах (например на основе имитационных моделей, погруженных в реальные программно-технические структуры систем информационного обслуживания), что обеспечит возможность диагностики и настройки конкретных СОУ в процессе их функционирования.

Следующий аспект, определяющий интерес к системному анализу, связан с необходимостью переосмыслить реализационные подходы к автоматизации СОУ.

Выдвинутый академиком В. М. Глушковым тезис о переходе к безбумажной информационной технологии на основе внедрения ВТ в системы управления часто вырывается из контекста всей его концепции, зафиксированной в принципах построения АСУ, в частности, без учета принципов «системного подхода» к проектированию и принципа «новых задач»» и сводится к элементарной замене носителей информации, т. е. переходу на электронные и магнитные среды и средства хранения, поиска, отображения информации и сетевые методы транспортировки.

В результате предпроектное обследование СОУ превратилось в формальный этап фиксации сложившегося документооборота и поверхностного информационного анализа для формального обоснования заранее определенных для автоматизации функций и задач. Современные концепции автоматизации требуют углубленного и детализированного анализа информативности документооборота, фиксации переходных «бумажно-безбумажных» этапов и анализа подходов к «визуализации» структур данных с возможным переходом к полиморфизму документооборота.

 Отсутствие критического отношения к сложившейся практике (ставшей традицией) создания АСУ, игнорирование различий «централизация-децентрализация» в управлении, которые отражают развитие форм СОУ (матричные структуры, идеи делегирования полномочий и т. п.), особенно проявляются при предпроектном анализе внедрения средств ВТ в существующие структуры управления. Повторение пройденного пути может привести к тому, что для разработчиков и заказчиков внедрение АРМ даст отрицательный эффект, который уже зафиксирован в зарубежных анализах эффективности офиса на основе автономных АРМ. Повышая производительность труда бюрократов, обеспечивая им полноту, непротиворечивость и целостность баз данных, оперативность получения информации, «дружественный интерфейс» и т. п., мы рискуем заставить автоматизацию работать на создание, тиражирование и транспортировку по каналам связи изначально порочной бумажной информации.

Вместо ожидаемого повышения качества управленческих решений и резкого сокращения документооборота на основе продуманной информационной модели подобная автоматизация чревата появлением гораздо большего и разнообразного количества бумаг, чем до автоматизации. Это естественным образом связано с тем, что в рамках традиционных взглядов на административные методы управления (тяготеющих к централизации), в которых качество работы определялось только качеством и оперативностью подготовки документов (а это само по себе хорошо), «автоматизированный» бюрократ получает в свои руки производительный инструмент для генерации любого количества копий бумажных документов с данными по самым различным «информационным срезам» организации.

В какой-то степени негативные проявления автоматизации объясняются ненадежностью отечественной ВТ и отсутствием строго сформулированных конкретных информационных технологий. Независимо от уже существующего объема форм бумажных документов, сложившихся на сегодняшний день, без проработки системных вопросов, принципа «новых задач» формулировки и фиксации технологий для типовых для типовых функциональных задач, а также без разработки конкретных принципов принятия решений стремление управленческих работников к накоплению и расширению информационных потоков будет сохраняться, поскольку отражает стремление подменить анализ объективно меняющейся специфики управления интенсификацией форм информации (минимизация собственных трудозатрат).

Наконец, немаловажный аспект интереса к системному анализу определяется в связи с пониманием места и роли инновационных "процессов, в частности, в связи с рядом неудач внедрения АСУ организационного типа и выводами, последовавшими из системотехнических моделей СОУ. Прежде всего определилась основополагающая роль конечного пользователя в процессах создания, эксплуатации и развития автоматизированных рабочих мест (АРМ) и систем информационного обслуживания (СИО) подразделений и СОУ в целом.

В отличие от традиционных взглядов на автоматизацию информационной технологии, когда сразу проектировалась (позадачно или интегрированно) некоторая достаточно сложная система управления, внедрение которой в существующие оргструктуры диктовало существенные трудовые, материальные и другие затраты и связывало автоматизированной задачей одновременно много звеньев без учета реальных степеней свободы системы, АРМ могут рассматриваться как независимые элементы некоторой инфраструктуры коммуникаций людей, занятых совместным трудом, наличие или отсутствие которых по отдельности некритично по отношению к функционированию системы в целом. Следовательно, эволюционное внедрение АРМ не должно иметь отдельных негативных сторон, имеющих место в АСУ, которые практически невозможно сдать «под ключ». Тем не менее именно подготовка информационной среды на машинных носителях в АРМ обеспечит в будущем безболезненную реализацию разнообразных масштабных задач (например оптимизационных).

В результате отвергается термин «внедрение», имеющий насильственную окраску, и вместо него появляется определение инновационного процесса, имеющего оттенки «выращивания», «моделирования» автоматизированных организационных структур, отражающие мысль о том, что автоматизация является частным случаем попытки рационализации деятельности существующей системы управления, а любая рационализация должна предлагаться специалистами по управлению. Самое главное для уже созданной системы — это не быть внедренной, а не быть отторгнутой системой управления.

СИСТЕМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

В общей задаче автоматизации СОУ системное проектирование становится одним из основных направлений, естественной фазой, следующей за системным анализом, с целым рядом если не принципиально новых, то во всяком случае выходящих на первый план (в процессе автоматизации) задач, таких как: •проектирование документальных, вербально- и невербально-информационных потоков, персональных и коалиционных баз данных, описание промежуточных этапов «бумажно-безбумажной» информатики, анализ возможностей визуализации структур данных и использования полиморфного документооборота;

• системная диагностика СОУ, включая не только информационный аспект, но и субъективно- и социально-психологические аспекты функционирования (например задачи мотивации пользователей в процессе автоматизации СОУ);

•обучение будущих пользователей-управленцев работе с АРМ, созданию и настройке систем информационного обслуживания (технологические, структурные, информационные и функциональные аспекты); обучение должно проводиться, начиная от общей компьютерной грамотности пользователей и кончая повышением их профессиональной подготовки в связи с последующей (после адаптации в новых информационных условиях) необходимостью постановки и решения интеллектуальных управленческих задач (системы подготовки принятия решений, экспертные системы, планирование, прогнозирование, анализ развития и т. д.);

•подготовка персонала и СОУ в целом к восприятию инновационных процессов (основная проблема автоматизации СОУ, без решения которой попытки автоматизации с большой вероятностью будут отторгаться «объектом внедрения»);

•подготовка комплекса средств, обеспечивающих управленцам разных уровней самостоятельное проведение структурного системного и инфологического анализа, перепроектирования структур персональных баз данных и баз данных более высокого уровня при создании АРМ и организации систем информационного обслуживания и т. д. в целях модификации и развития автоматизированных СОУ.

Такой подход к проектировании и автоматизации СОУ определил и последовательность этапов автоматизации, обеспечивающих на наш взгляд, адаптацию конечного пользователя и «устойчивость» СОУ в целом к среде персональных программно-технических средств и новой информационной технологии.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ЭТАПОВ

Создание персональных систем переработки информации — АРМ рядового персонала (исполнителей, секретарей, руководителей, специалистов). Основное назначение персональных систем заключается в автоматизации большинства рутинных задач, которыми занимается персонал таких отделов учреждений, как бухгалтерия, плановый, кадров, ОТЗ и т.д.

Создание систем информационного обслуживания. Под этим подразумевается создание первоначальных, промежуточных «бумажно-безбумажных» информационных систем в управленческих отделах из АРМ отдельных сотрудников, фиксирующих маршруты перечисленных документальных и иных потоков и определяющих соответствующие коалиционные (локальные) базы данных подразделений на основе персональных баз данных (АРМ сотрудников), нормативно-справочных и архивных материалов управленческих подразделений.

Создание СИО учреждений. В структурном аспекте это означает соединение СИО подразделений локальной сетью по зафиксированным на втором этапе горизонтальным и вертикальным связям с созданием интегрированной базы данных учреждения. Основными задачами СИО учреждения являются создание «электронной почты» и обеспечение руководителей высшего и среднего звена необходимой по объему и достоверности информацией в нужном месте и в нужное время для принятия соответствующих решений и контроля исполнения. Последняя задача непосредственно связана с решением вопросов управления информационными ресурсами учреждения, такими как планирование информационных потребностей, оценка затрат на приобретение и использование информации, информационная и финансовая ревизия информационных фондов и т. д.

Создание автоматизированной системы организационного управления. Предполагается создание на основе систем информационного обслуживания «интеллектуальных» систем подготовки и принятия решений, анализа ситуаций, прогнозирования по всем основным направлениям деятельности учреждений и др.

АНАЛИЗ РЫНКА

Если спроецировать изложенную последовательность этапов автоматизации СОУ на множество функционально-ориентированных системных задач, определяющих объект автоматизации как систему, то можно в первом приближении выделить следующие комплексы:

•обеспечение функционирования АРМ и некоторых технологических процедур их совместной работы;

•обеспечение коммуникаций системы АРМ (в том числе СИО), контроля правильности и своевременности исполнения отдельных коммуникационных актов;

•формирование схем подготовки принятия решений;

•планирование, прогнозирование, развитие, маркетинг.

Изучение и прогнозирование рынка можно рассматривать как некоторое направление исследований в рамках системного анализа. Однако в связи с продолжающимся дефицитом средств ВТ в нашей стране и стремительно расширяющейся областью их применения, особенно с появлением ПЭВМ и локальных сетей, необходимо обеспечить возможность концентрации их приложений в сферах, обладающих рядом обоснованно определенных, приоритетных характеристик (например, уровню эффективности применений, подготовленности конечных пользователей и СОУ к автоматизации, общественным потребностям), что позволяет квалифицировать эту задачу как междисциплинарную, т. е. как задачу системного подхода.

Кроме того, анализ рынка совместно с другими направлениями системного анализа должен обеспечить классификацию объектов в СОУ на разных этапах автоматизации, что должно дать затем совместную проекцию на классификацию подготовки (разработка и сопровождение) программно-технических средств. Таким образом, все вышеизложенное ввиду исключительной актуальности в рамках нашей страны позволяет выделить изучение и прогнозирование рынка в отдельное направление.

ПРОГРАММНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

Уровень программно-технических средств, ориентированных на проблематику «office automation», в настоящий момент значительно опережает уровень системно-аналитических проработок данной предметной области. Ориентация на проблемную область автоматизации отечественных СОУ по аналогии с «office automation» определяет требования к уровню программных средств, который позволил бы организовать производительную технологию сборки и настройки программных продуктов и в первую очередь создания АРМ конечных пользователей.

В этой связи наблюдаются два подхода — традиционный, идущий от ВЦ и разработок ППП, и системно-ориентированный, испытывающий влияние современных школ программирования. Явный отказ от какого-либо из них и нецелесообразен (нельзя избавиться от влияния современных концепций и тенденций адаптации программного продукта), и невозможен (нельзя отказаться от традиции), поэтому системно-аналитическая проработка проблемы программно-технических средств должна учитывать степень влияния каждого из подходов на отечественный рынок. Классификация программного обеспечения, полнота и достаточность должны явиться результатом проекции результатов системного анализа, концептуальной модели, анализа рынка, определения множества функционально-ориентированных системных задач на возможности доступных программно-технических средств (в настоящее время определяемых возможностями ПЭВМ, модулей профессиональной ориентации и локальных сетей).

Даже начальные результаты анализа характеристик конечного пользователя и проблемная классификация СОУ позволят определить перечень программных продуктов, необходимых для агрегирования программно-технических сред АРМ и систем информационного обслуживания, что в свою очередь даст возможность определить фактические потребности народного хозяйства в средствах автоматизации информационной технологии непосредственно на рабочих местах. Проблемные классы определят классы функциональных приложений АРМ, использующих соответствующие классы информационного уровня, уровни физической реализации АРМ и т. д.

Известно, что сборка конечных конструкций из некоторого множества элементов (модулей) давно признана прогрессивным технологическим принципом в различных областях материального производства. Этот принцип легко применим в технических средствах АРМ, т. е. собственно аппаратуре ПЭВМ, имеющей модульную архитектуру. В области инструментальных программных средств АРМ (операционная система, инструментальные пакеты и т. п.) этот принцип реализован также широко. Однако в области верхних уровней прикладного программного обеспечения, организующего конечный интерфейс пользователя, а также в области собственно информационного обеспечения принцип агрегирования развит недостаточно.

При решении вопроса отображения введенных на уровне предметной области классов АРМ на структурированные модули проблемного уровня с дальнейшим отображением функциональных модулей на структуры последующих уровней реализации совокупность программно-технических и информационных средств АРМ можно рассматривать как изделие промышленного производства серийного и даже массового характера.

Отметим существенный момент, касающийся структуризации программного обеспечения и связанный с тем, что программное обеспечение ПЭВМ развивается в направлении реализации такого интерфейса конечного пользователя, чтобы последний мог разрабатывать и эксплуатировать различные приложения ПЭВМ самостоятельно, без посредника-программиста. В целом это является устойчивой и положительной тенденцией, продиктованной как массовостью приложения ПЭВМ, так и состоянием современной информатики, характеризующейся приближением языков общения человека и машины естественным, а также расширением физических характеристик устройств ввода-вывода. Вместе с тем в настоящее время создание АРМ силами конечного пользователя с помощью существующих программно-тезнических средств требует существенных затрат и достаточной компьютерной грамотности конечного пользователя, особенно с усложнением задач при переходе от АРМ рядовых исполнителей к АРМ специалистов и руководителей, где появляются такие задачи, как ведение регламента, контроля исполнения и т. п.

Поэтому целесообразно на данном этапе не смешивать в АРМ функции эксплуатации информационной технологии (т. е. собственно ведения своих персональных баз данных) и ее разработки силами конечного пользователя безотносительно к видам и типам работ, назначению и составу функциональных и линейных подразделений в различных отраслях народного хозяйства и на разных уровнях иерархии управления.

Поскольку главным для достижения конечного эффекта работы АРМ является его информационная эксплуатация, то в условиях существующих ограничений на производство ПЭВМ целесообразно предоставить пользователям максимально законченный для реальных условий эксплуатации комплекс программно-технических средств. Учитывая фактически типовой характер многих организационных структур управления (отделы кадров, бухгалтерии, плановые отделы и т. п.), а также типовые формы циркулирующих основных документов и др., можно достичь высокой степени типизации программных решений до персонального интерфейса конечного пользователя и соответствующие компоненты выпускать промышленным способом.

Это, безусловно, не исключает и не заменяет общего пути внедрения ПЭВМ силами конечного пользователя в различных сферах информационной деятельности, однако в настоящее время общая компьютерная культура работников сферы управления в целом еще низка и требует введения реальных мотивационных стимулов для конкретных сотрудников.

Рассмотрим некоторые вопросы эволюционной интеграции АРМ. На наш взгляд, интеграционные процессы АРМ могут развиваться в направлении создания систем информационного обеспечения (СИО) подразделений и далее организаций. Важно при этом не отождествлять СИО подразделений с СИО руководителей подразделений. Основными проблемами интеграции, по-видимому, будут проблемы совместимости транспортируемых средствами «электронной почты» или на дискетах информационных агрегатов. При активном участии конечного пользователя в совершенствовании информационной технологии данные проблемы будут решены с помощью соответствующего инструментария, ставшего так сказать, стандартом «де-факто». Ожидавшийся бум популярности на интегрированные пакеты не состоялся — объем их общей продажи невысок. Это объясняется отсутствием разработанных технологий взаимодействия их компонентов СУБД — Электронные таблицы — Редактор; для отечественного пользователя этот вопрос будет весьма актуальным.

В рамках рассматриваемого подхода к проблемам использования ПЭВМ в сфере автоматизации организационного управления необходимы конкретные предложения по его практической реализации и в первую очередь правовой ос новы и ресурсного обеспечения работ. Нам представляются своевременными еле дующие решения.

Организация промышленного выпуска законченных изделий информатики в виде рассмотренных АРМ должна осуществляться новыми формами научно-производственных единиц, учитывающих многочисленные специфичные аспекты производства наукоемкой продукции. Одной из форм такого предприятия может быть инженерный центр, совмещающий научные кадры и серийное производстве АРМ.

Главное в организации подобного производства должно заключаться в том, что аппаратные и некоторые, преимущественно системные, программные средства должны поставляться в организацию как необходимые комплектующие изделия Существующий порядок распределения фондов на серийно выпускаемые ЭВМ явно не соответствует государственным интересам, которые связаны в первую очередь с конечным эффектом, т. е. функционирующими системами обработки информации.

Несмотря на кажущееся на первый взгляд преобладание затрат на массовое производство аппаратуры ЭВМ и периферийных устройств по сравнению с легко тиражируемым программным обеспечением (дефицит на хорошие ЭВМ и породил в свое время своеобразный диктат производителей аппаратуры), необходимо коренным образом переставить акценты на вопросы важности заключительных компонентов систем обработки информации.

Практический переход к подобным серийным поставкам техники в организацию — производитель АРМ — соответствовал бы и решению многочисленных проблем ведомственной разобщенности в области информационной индустрии в стране.

Схема современных подходов к проблематике автоматизации систем организационного управления