Программные продукты и системы

В статье рассматриваются ключевые этапы, соблюдение которых позволит использовать механизм управления по результатам в качестве реально действующего и эффективного средства оценки и повышения эффективности деятельности федеральных органов государственной власти, а также организационные принципы создания автоматизированной системы, в основе которой заложен данный механизм.

Целью разработки автоматизированной системы оценки эффективности деятельности федерального органа исполнительной власти в первую очередь является необходимость создания инструмента, оказывающего помощь в принятии управленческих решений в области повышения эффективности деятельности организации. Автоматизированная система планирования и оценки эффективности деятельности федерального органа государственной власти должна состоять из блоков: целеполагания, планирования работ для достижения поставленных целей, мониторинга выполнения работ и оценки эффективности деятельности.

Блок целеполагания предназначен для создания и ведения целей, которых планируется достичь федеральным органом власти. В связи с предполагаемым переходом государственных органов на долгосрочное планирование данный блок должен обеспечивать ведение и долгосрочных, и годовых целей. Под ведением цели понимается ее создание, описание показателей, по которым осуществляется оценка достижения цели, указание типа цели (долгосрочная, среднесрочная или годовая), а также указание мероприятий, осуществляемых федеральным органом, которые направлены на достижение поставленной цели, и степени влияния каждого мероприятия на эту цель.

Мировая практика использования показателей, по которым осуществляется оценка достижения цели, показала, что они должны отвечать следующим требованиям: соответствие стратегии, простота, доступность, измеримость, управляемость, сбалансированность и ограниченное количество [1–3]. Основной проблемой является разобщенность целей и индикаторов их выполнения, что характерно для большинства видов деятельности федеральных органов власти. Следствие этого – высокие значения показателей эффективности наряду с фактическими проблемами, связанными с достижением цели.

Блок планирования работ для достижения поставленных целей предназначен для обеспечения возможности долгосрочного планирования своей деятельности федеральным органом государственной власти. Один федеральный орган может курировать одновременно несколько целевых программ различного ведомственного уровня и, кроме того, вести регулярную деятельность, возложенную на него Правительством. При этом все направления деятельности зачастую в силу узкой сферы полномочий государственной организации тесно связаны между собой, оказывают явное или скрытое влияние друг на друга. Блок планирования должен позволять планировать выполнение работ по каждому виду деятельности в отдельности, при этом пользователю необходимо иметь возможность получать сведения о деятельности всего органа в целом.

В связи с наличием у большинства федеральных органов исполнительной власти широкой сети региональных представительств и необходимостью параллельного выполнения работ в разных регионах как в рамках целевых программ, так и в регулярной деятельности при планировании данному региональному распределению должно уделяться особое внимание, чтобы избежать выполнения повторных работ в одних регионах и «не обездолить» другие.

Как уже было отмечено, основным методом планирования деятельности федеральных органов власти остается сметное оперативное планирование. Данных подход не позволяет успешно использовать механизм целевого управления. Для составления плана, направленного на достижение поставленных целей, необходимо не только распределять финансовые ресурсы, но и четко представлять реальные результаты, которые предполагается получить в конце периода планирования. Таким образом, блок планирования должен обеспечивать, помимо распределения объемов финансирования, еще и учет ожидаемых результатов.

Среднесрочное планирование предполагает периодическую корректировку значений поставленных целей в соответствии с результатами выполненных работ. В связи с тем, что периодичность оперативного планирования в федеральных органах составляет один год, возникает необходимость ежегодного пересмотра всех планов по достижению целей в соответствии со сложившейся ситуацией на дату начала планирования. Таким образом, блок планирования должен обладать функционалом, позволяющим отображать планируемые и реально достигнутые результаты, автоматически пересчитывать значения имеющихся потребностей в проведении тех или иных видов работ, а также обеспечивать корректировку всех планов в соответствии с целями и результатами.

Конечным результатом процесса планирования деятельности является список работ, которые необходимо выполнить для достижения результата. Основные объемы работ выполняются сторонними организациями на основании заключаемых государственных контрактов. Поэтому контроль за планом и достижением результатов заключается в контроле выполнения календарных пунктов данных контрактов, для чего предназначен блок мониторинга выполнения работ. Результаты работ, выполняемых силами самого федерального органа, могут представляться в статистических формах, что также должно быть предусмотрено в рассматриваемом блоке. При переходе на целевое управление результаты работ, которые при сметном подходе к планированию оцениваются как выполненные финансовые обязательства, должны рассматриваться не только в финансовом, но и в количественном разрезах. При этом контроль выполнения плана будет заключаться как в соблюдении сроков и выполнении финансовых обязательств, так и в контроле соответствия количественных результатов выполненных работ их плановым значениям.

Блок оценки эффективности деятельности предназначен для оценки эффективности деятельности федерального органа власти в соответствии с заявленными показателями. При постановке целей и индикаторов их выполнения далее при планировании работ при целевом подходе к управлению указывается связь между целями и мерами, направленными на их достижение. Поэтому становится возможным по результатам работ, полученным в блоке мониторинга выполнения работ, оценить значения соответствующих показателей эффективности.

При предлагаемом подходе к планированию оценка эффективности деятельности получается в разрезе целевой и регулярной деятельности федерального органа. Но деятельность любой государственной организации направлена на удовлетворение потребностей общества, при этом немаловажной становится оценка деятельности такой организации внешней стороной, а именно клиентами, пользующимися услугами данной организации. Самыми распространенными способами, с помощью которых можно узнать мнение общества о чем-либо, являются анкетирование, социальные опросы, а также имеющиеся в СМИ отзывы. Следовательно, блок оценки эффективности деятельности должен обеспечивать возможность оценки деятельности по результатам проводимых опросов и анализу информации, распространяемой в СМИ (в первую очередь, ресурсы Интернета).

Автоматизированная система, построенная с учетом предлагаемых организационных принципов, позволит пользователю данной системы получить возможность анализа полной картины сложившейся ситуации с разных сторон, проследить зависимость эффективности организации от выполняемых работ и принять своевременные меры по повышению эффективности в будущем.

Список литературы

1.   Аристов О.В. Управление качеством: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2007.

2.   Нивен Пол Р. Сбалансированная система показателей для государственных и неприбыльных организаций. / Пер. с англ. – Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2005.

3.   Ханс де Брюйн. Управление по результатам в государственном секторе. / Пер. с англ. – М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2005.