Повышение эффективности управления вузом является одной из ключевых задач, стоящих перед его руководством. Постоянное увеличение объемов и интенсивности потоков информации при- водит к необходимости использовать информационные средства и технологии для повышения оперативности и адекватности ее восприятия и обработки.

Важной задачей в системе управления вузом является непрерывный мониторинг процессов в подразделениях, что требует существенных трудозатрат на оперативный анализ их деятельности, а также проведение периодических внутренних аудитов. Сбор, обобщение, обработка и анализ данных – крайне трудоемкие процедуры, поэтому необходима их автоматизация.

В данной работе показаны подходы к решению означенных задач, применяемые в Самарском государственном аэрокосмическом университете им. академика С.П. Королева (национальном исследовательском университете) (СГАУ).

Интегрированная автоматизированная информационная система управления университетом

До недавнего времени в СГАУ, как и в большинстве российских вузов, используемые автоматизированные системы управленческой деятельности имели ряд серьезных недостатков, существенно снижающих результативность их функционирования в целом, а именно:

–      не интегрированные в единую систему автономные программные комплексы;

–      устаревшая программная среда и файл-серверная технология;

–      неэффективные структуры БД;

–      не согласованные друг с другом хранимые данные различных подсистем;

–      неудовлетворительные точность, актуальность и своевременность данных из-за несогласованности процедур сбора и ввода данных в различных программных комплексах.

Между тем количество операций, выполняемых на отдельных участках учета, по которым в дальнейшем формируется различная отчетность, достигает нескольких миллионов в год.

Это обусловило создание и развитие интегрированной автоматизированной информационной системы (ИАИС) управления университетом [1, 2]. Ее основное назначение – автоматизация системы управления вузом на основе единой интегрированной БД.

Развитие ИАИС ведется за счет внедрения специализированных программ для реализации различных бизнес-функций и организации их совместной работы. Такой подход позволяет уйти от дорогостоящей и длительной разработки системы с нуля, сократить сроки и средства, обеспечить непрерывность управления и постепенный переход со старых платформ на единую новую.

ИАИС включает в себя более 75 клиентских рабочих мест в административных и учебных подразделениях СГАУ. В промышленной эксплуатации находятся модули «Кадры и штатное расписание», «Расчет заработной платы», «Бухгалтерский учет», «Учет контингента студентов». Стандартный функционал модулей существенно доработан и расширен, что позволяет учитывать специфику внутреннего учета университета, ускорять процедуры обработки документов, формировать необходимые аналитические отчеты, в том числе вуза как национального исследовательского университета. Также решены вопросы интеграции ИАИС с www-порталом образования и науки СГАУ, системами электронного документооборота, с электронной библиотекой и другими информационными системами.

Внедрение ИАИС позволило существенно улучшить управленческий учет в университете, ввести ряд бизнес-процессов в правовое поле, более акцентированно формировать точки ответственности исполнителей, упорядочить внутреннюю структуру и минимизировать количество выходных документов, существенно сократить сроки на структурный анализ показателей деятельности вуза и работы с внешними организациями.

Однако не все информационные системы могут быть включены в ИАИС. Это связано как с необходимостью использования программных пакетов сторонних производителей (например, для обеспечения информационного взаимодействия с казначейством, Федеральной налоговой службой и т.д.), так и с наличием узкоспециализированного ПО для реализации отдельных бизнес-функций. Такая гетерогенность информационной среды университета, наличие специфических учетных показателей в его отчетности, а также необходимость быстрого формирования отчетности на основании данных различных подсистем привели к постановке ряда задач, сформулированных в программе развития СГАУ на 2009–2018 годы:

–      создание и развитие информационно-ана- литической системы мониторинга деятель- ности подразделений и количественной оценки (ИАСМиО) качества результатов работы университета;

–      развитие интегрированной системы управления национальным исследовательским университетом на основе высокоразвитой информационно-аналитической системы мониторинга, содержащей БД образовательной, научно-исследова­тельской, инновационной деятельности, с целью принятия своевременных и эффективных управленческих решений;

–      разработка и внедрение системы оперативного планирования и контроля исполнения мероприятий на основе результатов мониторинга внешней и внутренней среды с использованием высокоразвитых интегрированных аналитических информационных систем и сбалансированной системы показателей качества.

Информационно-аналитическая система мониторинга деятельности подразделений и количественной оценки качества результатов работы университета

Разработанная ИАСМиО с использованием ИАИС управления вузом является одним из ключевых элементов информационной среды СГАУ [3]. Цель создания ИАСМиО – повышение эффективности системы менеджмента и качества работы подразделений университета.

Разработка системы направлена на решение следующих основных задач:

–      повышение эффективности мониторинга образовательного и научно-исследовательского процессов на основе систематического измерения их показателей;

–      совершенствование системы поддержки и сопровождения управленческих решений на основе мониторинга показателей эффективности и результативности деятельности вуза;

–      обеспечение информационной поддержки системы менеджмента качества;

–      совершенствование системы оплаты труда на основе мониторинга показателей качества;

–      повышение достоверности внутренних и внешних отчетных данных.

Система включает в себя ряд АРМ, в том числе «Ректор», «Проректор», «Дирекция Программы развития национального исследовательского университета», «Деканат», «Кафедра», «Управление образовательных программ», «Управление информационного обеспечения инновационной деятельности», «Центр управления качеством» и др. В настоящее время к ИАСМиО подключено более 80 пользователей.

Работа с ИАСМиО построена на основе web-интерфейса, что позволяет не устанавливать на рабочих местах пользователей специализированное ПО. Все АРМ ИАСМиО взаимосвязаны и представляют собой функционально выделенные модули, использующие общие табличные пространства, что дает возможность работать с данными смежных подсистем и исключать двойной ввод информации.

Отдельный модуль обеспечивает синхронизацию данных в ИАСМиО с данными

–      модуля «Кадры и штатное расписание» ИАИС об административной структуре, работниках университета, их образовании, ученых и почетных степенях и званиях, наградах, прохождении стажировок и повышений квалификации, а также о штатных расписаниях и штатных книгах;

–      учебного сегмента ИАИС об учебной структуре, студентах, группах и учебных планах;

–            других информационных систем.

Базовой учетной единицей ИАСМиО является кафедра. Данные кафедр консолидируются на уровне факультетов, институтов и других подразделений, а также университета в целом. Информационная структура АРМ «Кафедра» включает три основных блока:

–            образовательная деятельность (данные об образовательных программах, опубликованных учебно-методических работах, успеваемости студентов и т.д.);

–      научно-исследовательская деятельность (данные об уровне организации НИР, результатах деятельности подразделения, в том числе опубликованные научные работы, участие в конкурсах, проведенные мероприятия, патентная деятельность и т.д.);

–      развитие (сведения о потенциале и результате развития подразделения).

Данные, собранные и обобщенные пользователями за текущий контрольный период, принятый равным декаде, заносятся в течение всего этого времени. На их основе формируется отчет за любой период. Обработка данных, расчет интегральных показателей и построение аналитических отчетов осуществляются в системе автоматически.

Пользователи других АРМ имеют возможность по истечении контрольного периода получать оперативный доступ к информации согласно их правам доступа, выполнять операции чтения и исправления данных, а также формировать необходимые аналитические отчеты.

Представленный в настоящей работе комплекс программных систем является удобным инструментом для упрощения операций внутреннего документооборота и повышения эффективности управленческого учета. В результате реализации систем сократились сроки сбора информации, снизилась степень ее дублирования, повысилась достоверность предоставляемых данных, а также сформировались предпосылки для постоянного улучшения системы управления СГАУ как национальным исследовательским университетом.

Литература

1.     Система управления качеством образования в университете на основе информационных технологий / В.А. Сойфер, Ф.В. Гречников, В.С. Кузьмичев [и др.] // Университетское управление: практика и анализ. 2006. № 5. С. 92–97.

2.     Интегрированная автоматизированная информационная система как основа создания единого информационного пространства университета / В.С. Кузьмичев, А.В. Кудрявцев, А.М. Ланский [и др.] / Телематика-2006: тр. XIII Всерос. науч.-метод. конф. (5–8 июня 2006 г., СПб). СПб: Университетские телекоммуникации, 2006. С. 132–134.

3.     Еленев Д.В., Пашков Д.Е. Концепция построения системы мониторинга деятельности подразделений и количественной оценки качества результатов работы университета / Новые образовательные технологии в вузе: сб. матер. Шестой междунар. науч.-методич. конф. (2–5 февраля 2009 г., Ека- теринбург). В 2 ч. Ч. 1. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2009. С. 315–318.