Программные продукты и системы

Переход экономики на рыночные отношения привел к коренным изменениям в использовании трудовых ресурсов предприятия. На большинстве из них произошло значительное сокращение персонала, ликвидированы кадровые службы и службы по управлению трудовыми ресурсами. Ликвидация этих служб и другие причины привели к значительному ухудшению использования трудовых ресурсов и снижению производительности труда, отрицательно отразились на учете движения кадров, потерь рабочего времени, выходов на работу и других данных, которые являются основной информацией для разработки концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления трудовыми ресурсами предприятия. Повышение эффективности использования трудовых ресурсов вызывает необходимость формирования информационной системы управления, позволяющей осуществлять проведение маркетинга трудовых ресурсов, планирование кадровой работы, оперативный учет персонала, расчет кадрового потенциала и потребности предприятия в трудовых ресурсах и др.

Кроме того, информационная система дает возможность обеспечить эффективное использование трудовых ресурсов за счет совершенствования информационного, технического, нормативно-методического, правового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия. Рациональное управление трудовыми ресурсами позволяет повысить эффективность производственно-хозяйственной деятельности, конкурентоспособность предприятия, а также эффективность формирования и использования трудовых ресурсов.

Для достижения поставленных целей требуется решить множество задач [1], основными из которых являются следующие:

–      обеспечение потребности предприятия в рабочей силе требуемой квалификации;

–      создание условий для высокопроизводительного труда работников и для повышения мотивированности и удовлетворенности работников предприятия;

–      закрепление работника на предприятии и формирование стабильного коллектива;

–      полное и эффективное использование потенциала работников;

–      оптимизация издержек на персонал.

Исходя из главной цели – повышение эффективности использования трудовых ресурсов предприятия производственной сферы – информационная система управления трудовыми ресурсами должна обеспечить выполнение таких функ- ций [2]:

–      текущий учет движения кадров;

–      ведение документооборота по персоналу и учет труда;

–      планирование фонда рабочего времени работников и учет его использования;

–      учет труда и расчет заработной платы работников предприятия;

–      учет затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;

–      планирование организационной структуры и штатного расписания предприятия;

–      предоставление отчетности в государственные органы;

–      подбор персонала на руководящие должности;

–      аттестация и повышение квалификации работников;

–      поиск специалистов на рынке труда;

–      ведение базы кадрового резерва и других.

Отечественным предприятиям необходимы автоматизированные информационные системы управления трудовыми ресурсами, которые позволят значительно сократить затраты за счет автоматизации ручного труда и сокращения сроков формирования отчетности при обработке информации. Проектируемая автоматизированная информационная система должна обеспечивать выполнение функций регистрации первичных документов, повышения эффективности процесса обработки и движения документов, взаимосвязи с другими отделами, а также хранения документов, то есть автоматизированную обработку кадровой информации. Это позволит эффективно осуществлять перемещение и подбор сотрудников, оперативное начисление заработной платы с учетом информации о премировании, отпусках, командировках, невыходах на работу и взысканиях, своевременно относить затраты на персонал на себестоимость продукции и составлять отчеты в государственные органы.

В России широко представлены комплексные корпоративные информационные системы зарубежной разработки, имеющие в своем составе модуль управления персоналом для автоматизированного управления кадрами. В их числе SAP R/3, Baan, Oracle Applications с модулем Human Resources (HR). Разработаны автономные программные пакеты управления персоналом, такие как Renaissance C S HR. Однако распространение комплексных корпоративных информационных систем затруднено по следующим причинам:

–      высокая стоимость внедрения и поддержки программного продукта;

–      избыточность функций модуля (индивидуальное планирование служебного роста сотрудника, отображение долгосрочных тенденций в его потенциале, учет снижения квалификации), которые трудно реализовать из-за отсутствия необходимой информации;

–      неадаптированность к изменяющемуся законодательству;

–      неполнота локализации интерфейсов.

Как показывает опыт передовых предприятий, ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1 000 человек. Так, в [3] отмечается, что при применении HR-систем сокращается время принятия решений на всех уровнях управления предприятием, повышаются качество кадровых решений и оперативность подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.

Необходимо отметить, что на российском рынке АСУ персоналом существует большое многообразие предложений по разработке, поставке и внедрению таких систем. Одним из наиболее приемлемых продуктов является программа «2П-Кад­ры!», предназначенная для автоматизации обработки данных по сотрудникам предприятия. Программа обеспечивает ввод и анализ персональных данных сотрудников, оформление кадровых документов (приказов, распоряжений), документов по изменению организационной структуры и штатов, документов по аттестации сотрудников, позволяет реализовать учет неявок на работу (по болезни, из-за командировки, отпуска и др.) и автоматическое заполнение табеля рабочего времени. Представленные в программе приказы учитывают все особенности трудового законодательства, имеют печатные формы (существует несколько различных вариантов печатной формы одного и того же типа приказа). Система позволяет сформировать и дополнительные документы, связанные с приказом, например, составить командировочное удостоверение.

Кадровый учет в программе «2П-Кадры!» ведется согласно законодательству в рамках конкретного предприятия, на каждого работника создается карточка персональных сведений о нем. При этом ведется общий список работников, позволяющий отслеживать их перемещение.

В базовую поставку «2П-Кадры!» включено более сорока типовых кадровых приказов и более шестидесяти форм кадровых отчетов. Программа также обеспечивает ведение личных дел работников, хранение должностных инструкций. Кроме того, реализованы функции управления персоналом (оценка, развитие, кадровый резерв), основанные на модели компетенций. Для построения отчетов по кадрам используется конструктор отчетов.

В программе предусмотрен документооборот по аттестации персонала, модуль «Бизнес-процес­сы» позволяет провести анализ бизнес-процессов предприятия, выявить критичные позиции, построить модель необходимых компетенций. ПО «2П-Кадры!» интегрирована с MS Office, что позволяет получать выходные формы непосредственно в формате Word или Excel. Программа построена в клиент-серверной архитектуре на платформе MS SQL Server. Модуль «Администратор» в сетевой версии дает возможность настроить права доступа пользователей к операциям и объек- там [4].

Работа программы «2П-Кадры!» аналогична работе с бумажными документами, то есть все изменения данных являются обратимыми и оформляются документами, все изменения вступают в силу после утверждения документа и вводятся в действие с определенной даты.

Использование программы «2П-Кадры!» позволяет получить информацию по состоянию данных на любую дату, отобразить причину и время изменения этих данных и кто внес эти изменения. В результате работа с документами максимально приближена к принципам работы с обычными бумажными документами. В программе реализованы следующие функции учета кадровых операций:

–      ведение личных дел (прием, увольнение, перевод, утверждение в должности, отпуск, отзыв из отпуска, досрочный выход из отпуска, командировки, больничные, отгулы, прогулы, замещение должности, совмещение профессий, изменение режима работы);

–      автоматическое формирование табеля рабочего времени с учетом графика рабочего времени и неявок;

–      формирование унифицированных печатных форм и произвольных аналитических отчетов;

–      формирование, корректировка, хранение и распечатка пакета необходимых кадровых документов;

–      распечатка форм документов (шаблонов), которые хранятся в формате Word и при необходимости могут быть изменены пользователем;

–      изменение оплаты труда, предоставление персональной надбавки, поощрение;

–      изменение организационно-штатной структуры предприятия.

Программа позволяет в общем списке посмотреть все формируемые в ней документы. Для удобства работы со списком предусмотрены фильтры по дате, типу и состоянию. Все документы сгруппированы в журналы. Распределение типов документов по журналам осуществляется по назначению приказов, по срокам хранения или правилам формирования их номера. Пользователю предоставляется возможность настроить необходимые журналы, а также распределить по ним имеющиеся типы документов. Для каждого журнала можно определить дополнительные правила формирования номеров документов.

В программе «2П-Кадры!» реализована функция по ведению личного дела (списка электронных копий документов работников). В личное дело работника автоматически добавляется соответствующая информационная запись и присоединяется электронная копия подписанного при- каза. В ручном режиме в личное дело можно добавить копии любых документов, сформировать опись входящих в него документов. Вся информация по сотруднику хранится в БД информационной системы, что обеспечивает ее сохранность и облегчает поиск.

В программе «2П-Кадры!» реализованы два типа приказов о направлении сотрудника в командировку – внутри страны и за рубеж. В командировочном удостоверении выделены страна, город и организация назначения. Программа позволяет сформировать полный пакет командировочных документов.

Для автоматического заполнения табеля рабочего времени в списке сотрудников в форме «неявки» можно учесть дни болезни, отгулы, командировки и отпуска (как основные, так и дополнительные).

В программе «2П-Кадры!» оперативный анализ кадровой информации можно выполнить непосредственно в интерфейсных формах (анализ неутвержденных приказов, штатная расстановка и т.д.). Кроме того, в системе реализовано большое количество отчетов разных типов. Помимо печатных форм, связанных с документами (формы приказов, дополнительных соглашений, информационных листков и т.д.), программа позволяет сформировать всю необходимую отчетность по укомплектованности штатами и плану дополнительной потребности в работниках, список принятых работников за определенный период и др. Для создания собственного аналитического отчета используется конструктор отчетов, который позволяет формировать списочные отчеты, отчеты с группами и итогами, аналитические отчеты. Конструктор отчетов имеет полностью графический интерфейс.

Отчеты с использованием конструктора отчетов формируются на основании данных по сотруднику, представленных в виде иерархического списка. Анализируемой информацией являются личные характеристики, параметры назначения сотрудника, сведения о его работе и др. Отчеты формируются на указанную дату или период, созданные отчеты можно сохранять, сохраненные редактировать и при необходимости удалять.

Списочный отчет позволяет вывести список сотрудников организации на конкретную дату по определенным условиям. Критериями отбора могут быть как простые условия (например список сотрудников, имеющих высшее образование), так и сложные (например все работники, имеющие высшее образование и моложе 30 лет). Уровень сложности критерия неограничен.

Отчет с группами и итогами позволяет задать порядок группировки, вывести итоги по всем или отмеченным критериям в удобной для пользователя форме.

Аналитический отчет выводится в виде таблицы, условия могут быть для строк и столбцов. По полученным данным можно сформировать график (диаграмму), который сохраняется в виде отдельного файла (формат *.bmp) или распечатывается.

Для контроля за действием приказов в программе реализован сервис «Контроль событий», в нем отображаются кадровые операции, дата начала или завершения которых приходится на текущую дату или на заданное вперед количество дней (будущие события). Программа «2П-Кадры!» контролирует даты начала и окончания действия пунктов всех приказов. Также контролируются плановые даты (аттестация, повышение квалификации, отпуск), завершение срока действия документов работников (свидетельства, лицензии и т.п.). В список событий можно поместить информацию о днях рождения сотрудников и дате наступления пенсионного возраста, на список событий может быть наложен фильтр. В сетевой версии доступ к событиям регулируется правами пользователя.

Применение программы «2П-Кадры!» позволит не только изменить методы, но и значительно сократить время формирования первичной учетной документации по трудовым ресурсам, перейти к безбумажной технологии организации учета персонала предприятия, решить проблемы автоматизации первичного учета. Это, в свою очередь, обеспечит развитие информационной базы и, следовательно, расширит возможности и повысит эффективность системы управления трудовыми ресурсами предприятия за счет организации информационно-справочного обслуживания руководителей и работников службы управления трудовыми ресурсами в режиме реального времени.

Литература

1.     Ловчева М.В., Галкина Е.Н., Гурова Е.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2012.

2.     Абдикеев Н.М., Завьялова Н.Б., Киселев А.Д. Корпоративные информационные системы управления. М.: Инфра-М, 2012.

3.     Титоренко Г.А., Одинцов Б.Е., Кричевская О.Е., Брага В.В., Евсюков В.В., Суворова В.И., Росс Г.В., Лукасевич И.Я., Левкин А.А., Бубнова Н.Г., Безрядина Г.Н., Коноплева И.А. Информационные системы и технологии. М.: ЮНИТИ, 2011. 591 с.

4.     Информационная система управления персоналом. URL: http://www.2picadr.ru/index.htm (дата обращения: 09.09.2012).