Software & Systems

В новых экономических условиях России сфера недвижимости является объектом вложения частного капитала. Однако инвестиции в недвижимость сопряжены со значительными рисками, обусловленными политическими и экономическими реформами, порождающими нестабильность, неопределенность, а подчас и хаотичность в сферах законодательства, экономики, финансов. Современное экономическое состояние страны предъявляет жесткие требования к производственно-ком­мерческим структурам, стремящимся сохранить и преумножить свой капитал на внутреннем рынке. По мере становления рынка недвижимости конкурентное преимущество получили инвестиционно-девелоперские холдинги, осваивающие научные методы управления, а общее развитие экономики сделало возможным переход к долгосрочным программам развития и крупномасштабной организации бизнеса. Именно эти бизнес-структуры в своих проектах реализуют современные перспективные подходы, включая такие, как сохранение индустриального наследия, энергосбережение, концепция интеллектуального здания и др.

Руководству современного холдинга, работающего в сфере недвижимости, для принятия решений по ведению инвестиционной и производственно-хозяйственной деятельности постоянно требуются аргументированные рекомендации по участию в выполнении различных проектов, заключении контрактов, управлении ресурсами, в оценке состояния производства, цен, плате- жей, прибыли и других экономических показателей.

Такие рекомендации, базирующиеся на общих закономерностях рыночной экономики и учитывающие неполную исходную информацию, нестабильность ситуации, степень риска, а также накопленный опыт работы в современных условиях, могут быть получены только на основе всестороннего анализа ситуации, учитывающего полученные к моменту принятия решения результаты деятельности холдинга в подобных условиях.

Рассмотрим возможности комплексной автоматизации предприятий на примере группы компаний «Голутвинская слобода» (г. Москва), успешно работающей с 1991 года. Основные направления деятельности холдинга – привлечение средств и инвестирование их в строительство, выполнение функций заказчика-застройщика, реализация объектов недвижимости, в том числе сдача в аренду построенных объектов, эксплуатация площадей, управление объектами недвижимости, оказание сопутствующих услуг при сдаче помещений в аренду.

К середине 2005 года отчетливо проявилось несоответствие масштабов бизнеса, осуществляемого юридическими лицами, входящими в группу компаний, существующей организации системы управления, включая уровень автоматизации основных управленческих процессов.

Общий уровень системы управления холдинга до внедрения системы комплексной автоматизации его хозяйственной деятельности характеризовался следующим:

-    отсутствие единой информационной базы, отражающей договорные обязательства организаций, входящих в группу компаний;

-    ведение бухгалтерского учета юридических лиц, входящих в группу компаний, в различных автоматизированных системах учета («1С», «Парус»);

-    отсутствие автоматизированного учета кадровой информации;

-    отсутствие оперативного доступа специалистов функциональных подразделений к информации о движении денежных средств без непосредственного обращения к специалистам бухгалтерии;

-    отсутствие централизованной информации об использовании объектов недвижимости, включая информацию о площадях, сдаваемых в аренду, и взаиморасчетах с арендаторами по управленческому учету;

-    отсутствие финансового планирования и, соответственно, формирования отчетности план-факт;

-    предоставление информации в контролирующие государственные органы путем ее повторного ручного ввода в специализированные системы, отсылающие информацию.

Проект автоматизации системы управления группой компаний не был связан с изменением прав собственности или состава акционеров и учредителей. В силу этого им преследовались следующие цели (в порядке приоритета):

-    внедрение автоматизированной системы с передачей функций ввода первичной информации из бухгалтерии в функциональные подразделения (по месту появления информации) с соответствующим предоставлением функциональным подразделениям возможности самостоятельно получать отчетность на основании введенных ими данных и их последующей обработки в системе;

-    минимизация организационных изменений в структуре управления, в основном тех, которые обусловлены текущими потребностями бизнеса, без существенных изменений, как правило, накладываемых автоматизированными системами;

-    обеспечение непрерывной поддержки существующих бизнес-процессов с требованием исключить ведение параллельного учета в нескольких системах в период опытной эксплуатации;

-    максимальное снижение зависимости от поставщиков услуг по внедрению и адаптации автоматизированной системы с целью непосредственного управления качеством продукта (автоматизированной системы), временем реализации проекта внедрения для контроля затрат по проекту и общих финансовых рисков.

Первоначально проект был ограничен только набором стандартных функций корпоративной транзакционной системы, автоматизирующей основные функции управления. Расширение стандартной функциональности предполагалось в части автоматизации специфики основной производственной деятельности юридических лиц, входящих в группу компаний, – автоматизации управления процессом учета арендных отношений. Проект включал решение основных задач:

-    учет объектов недвижимости, предоставляемых в аренду, включая доступ к информации и к графической информации поэтажных планов;

-    учет договорных обязательств, включая планы предоставления/получения услуг, движения товаров, денежных средств, штрафные санкции (для договоров аренды необходимо привязать услуги к конкретным объектам недвижимости);

-    автоматизация интеграции с системами клиент–банк;

-    получение оперативной сводной отчетности и контроль остатков на счетах всех юридических лиц, входящих в группу компаний;

-    планирование и контроль движения денежных средств путем реализации функции «Платежный календарь», включая автоматизацию процесса согласования «Заявок на расходование денежных средств» («Заданий на платеж»);

-    учет взаимных обязательств между группами компаний за счет организации вексельного обращения, включая обеспечение возможности учета частичной оплаты векселей;

-    автоматизация бухгалтерского учета, основанного на едином плане счетов, используемом группой компаний, и едином реестре хозяйственных операций;

-    автоматизация процессов кадрового учета и отчетности;

-    расчет и начисление заработной платы;

-    автоматизация функций финансового планирования и отчетности («Управление бюджетами»).

Одним из существенных требований к автоматизации учета являлось требование к учету договорных обязательств по долгосрочным договорам аренды в различных валютах, в определенной степени обеспечивающих группе компаний задачу хеджирования финансовых рисков, связанных с изменением курсов валют. Данное требование включало в себя формирование актов инвентаризации взаимных финансовых обязательств (актов сверки) в двух валютах.

В рамках подготовительного этапа проекта автоматизации системы управления группы компаний «Голутвинская слобода» проведены мероприятия по выбору автоматизированной системы и подбору ключевых исполнителей по ее адаптации и внедрению.

В качестве корпоративной информационной системы выбрана ERP «Галактика» [1].

Несмотря на требование минимизации организационных преобразований, были осуществлены следующие мероприятия, существенно упростившие дальнейшую реализацию проекта.

·     Формирование единого центра бухгалтерского учета – централизованной бухгалтерии с учетом возможностей и требований ERP «Галактика». Данное мероприятие не было непосредственно связано с проектом, проект лишь обеспечил возможность формирования центра и существенно упростил этот процесс.

·     Организационные преобразования, обеспечивающие единый централизованный ввод информации по договорным обязательствам, с учетом возможностей и требований ERP «Галактика». Единый центр ввода информации о договорных обязательствах был сформирован на базе планово-экономической службы с учетом повышенных требований к качеству результата – формирование основного информационного массива управленческого учета и минимизация затрат на дополнительное обучение персонала.

·     Организационные преобразования, обес- печивающие единый централизованный ввод первичной информации по документам, предоставляемым поставщиками товаров и услуг. Формирование такого центра на базе планово-эконо­мической службы существенно упростило внедрение автоматизированных процедур согласования «Задания на платеж», повысило качество вводимой информации, обеспечило дополнительный контроль за сроками, корректностью и полнотой первичных документов, представляемых к учету. Формирование в системе документов на реализацию товаров и услуг было оставлено за специалистами соответствующих функциональных подразделений.

При создании информационного обеспечения внедряемой системы и вводе ее в промышленную эксплуатацию проведены следующие подготовительные работы по сбору и структуризации информации из разнородных источников с учетом распределения ее по юридическим лицам, входящим в группу компаний:

-    подготовка и миграция различной нормативно-справочной информации в ERP «Галактика», информации по договорным обязательствам, информации о документах по вексельному обращению (векселя) и о документах по учету основных средств (картотека основных средств);

-    разработка единого плана счетов для бухгалтерского учета для юридических лиц, входящих в группу компаний, и соответствующего ему реестра хозяйственных операций;

-    разработка единого классификатора статей бюджета для группы компаний.

Рассмотрим общую последовательность работ и основные этапы внедрения и сопровождения системы.

Подготовительный этап. Осуществляются разработка ПО для автоматизации функций по учету объектов недвижимости и интеграция с базовой функциональностью системы (договорные обязательства и документы по реализации услуг аренды) для автоматизации импорта информации из существующих систем с элементами контроля и очистки информации и из систем клиент–банк, а также настройка базовой функциональности ERP «Галактика» для автоматизации основных учетных процессов.

Опытно-промышленная эксплуатация. Внед­ряется базовая функциональность по автоматизации ведения бухгалтерского учета (сдача первого комплекта бухгалтерской квартальной отчетности); разрабатывается и внедряется ПО для автоматизации формирования назначения платежа в исходящих платежных документах и для автоматизации учета вексельного обращения; реорганизуется система документарного отражения в автоматизированной системе основной производственной деятельности, связанной со спецификой учета авансовых платежей и частичной оплатой по договорам аренды, стоимость услуг в которых выражена в валюте.

Первый этап промышленной эксплуатации и развития функциональности автоматизированной системы. Ведутся разработка и внедрение ПО для автоматизации процессов по согласованию исходящих платежей («Задание на платеж»), а также ПО, автоматизирующего процесс формирования сводной отчетности по группе компаний, и его автоматизированная рассылка по электронной почте. Отчет, формируемый в определенное время, содержит информацию об остатках средств на расчетных счетах и в кассе по состоянию на конец предшествующего банковского дня; о платежах, осуществленных в предыдущий банковский день; о планируемых, но не исполненных платежах, включая план платежей на декаду; о задолженности контрагентов по договорным обязательствам текущего отчетного периода (за месяц).

Второй этап промышленной эксплуатации и развития функциональности автоматизированной системы. Осуществляются автоматизация формирования актов инвентаризации взаимных финансовых обязательств (акт сверки) в двух валютах с корректным отображением частичной оплаты по договорным обязательствам, выраженным в иностранной валюте; сдача первой годовой бухгалтерской отчетности; автоматизация формирования управленческой отчетности по использованию объектов аренды; автоматизация процесса контроля над своевременностью, корректностью и полнотой представления первичных документов поставщиков товаров и услуг к учету (акты, счета-фактуры), на основании как информации о фактически осуществленных платежах, так и договорных обязательств контрагентов, не требующих предоплаты.

Сопровождение системы. На данном этапе возникла необходимость перейти на новую версию ERP «Галактика» (версия 8.10) по причине снятия разработчиком с сопровождения предыдущей версии. Кроме того, специалисты автоматизировали формирование первичных документов по вексельному обращению (бланки векселей, акты приема-передачи), формирование и рассылку отчетности по оперативному контролю распределения входящих платежей по договорным обязательствам, а также разрабатывали ПО, автоматизирующее формирование сводной управленческой отчетности.

Одной из важнейших задач системы является учет объектов недвижимости. Эта задача решается в несколько этапов.

1.  Ввод и корректировка информации по объектам недвижимости, включая иерархию объектов (здание, этаж, помещение, комната, часть комнаты), а также такие данные, как назначение по БТИ, классность, балансодержатель, площадь, площадь мест общего пользования и прочих помещений, прилегающая площадь, площадь кровли и остекления, высота помещения.

2.  Привязка к договорным обязательствам и первичным документам информации об объектах недвижимости: о доходах (договора и приравненные к ним документы), включая услуги, стоимость, сроки и условия оплаты, сроки оказания услуг, и о расходах (договора и приравненные к ним документы), включая эксплуатационные расходы, стоимость, сроки и условия оплаты.

3.  Отчетность, включающая текущую и плановую занятость объектов недвижимости и эффективность управления объектами недвижимости (по объектам и договорам).

Реализация процесса учета объектов недвижимости в рамках системы комплексной автоматизации хозяйственной деятельности холдинга позволила обеспечить:

-    отражение изменения объекта услуги без изменения договорных обязательств;

-    получение задолженности (текущей – по платежам текущего периода, автоматическая рассылка);

-    формирование отчетов о поступивших платежах арендаторов (автоматическая рассылка за предыдущую дату);

-    учет дополнительных услуг по договору, включая самостоятельное выставление счетов;

-    ведение истории взаимоотношений с контрагентом, включая формирование актов сверки взаиморасчетов;

-    получение отчетности об использовании объекта аренды в разрезе договоров;

-    расчет штрафных санкций.

В результате реализации проекта были достигнуты следующие результаты: -    создана единая информационная среда, обеспечивающая основные потребности управленческого, бухгалтерского и финансового учета; -    введен учет объектов недвижимости, предоставляемых в аренду, включая доступ к общей информации и привязку объектов недвижимости к спецификациям договоров и счетов; -    отлажено обеспечение оперативной информацией об остатках денежных средств на счетах юридических лиц, входящих в группу компаний; -    автоматизированы формирование задания на платеж, управление кадрами, а также планово-бюджетная деятельность холдинга [2].

Разработанная система комплексной автоматизации хозяйственной деятельности холдинга использовалась для управления объектами недвижимости квартала в центре Москвы, включающего комплекс офисных зданий и многоярусную парковку [3], и показала свою эффективность при решении практических задач по повышению рентабельности бизнеса.

Литература

1. Система «Галактика». Концепция и основные компоненты. М.: Галактика, 2004. 418 с.

2. Огиренко А.Г. Опыт внедрения автоматизированной системы управления бюджетами для крупного девелоперского холдинга // Приборы и системы. Управление, контроль, диагностика. 2011. № 2. С. 52–55.

3. Огиренко А.Г., Смирнов М.И. Решение экологических вопросов при сохранении и реабилитации архитектурного комплекса зданий текстильной фабрики в историческом центре Москвы // Экологические системы и приборы. № 9. 2009. С. 46–49.