Software & Systems

Система дистанционного образования переживает подъем. Например, в 2000-2001 учебном году в Тюменском государственном университете (ТюмГУ) принято 230 человек для обучения на основе дистанционных методов. В следующем году контингент дистанционно обучающихся студентов составил 709 человек, а еще через год он увеличился до 1648 человек. Возрос и преподавательский состав, возникли сложности с учетом данных об оплате преподавательского труда. Появилась необходимость в специальном программном обеспечении для ведения электронного документооборота.

Введение электронной документации обеспечивает: экономию времени на создание документа, оперативность и достоверность представления нужных документов, уменьшение расходов на управление за счет высвобождения людских ресурсов, возможность работы с документами дистанционно (Власов А. И. Лыткин С.Л. Краткое практическое руководство разработчика информационных систем на базе СУБД Oracle. // Библ. журн. "Информационные технологии". М., 2000).

При ведении бумажных архивов трудно отследить данные об оплате труда преподавателей. В институте дистанционного образования (ИДО) ТюмГУ реализована уникальная система расчета, в которой учитывается место проведения занятия, звание и научная степень преподавателя и т.д. Сложность ручного ведения архивов, нестандартная система расчета оплат выявляют необходимость локальной автоматизации работы отдела экономического анализа и финансового контроля (ОЭАиФК). Существующие программные модули требуют индивидуальной настройки и не подходят для информатизации для разработанной системы оплаты труда. Объект автоматизации – ОЭАиФК, предмет автоматизации – первичная финансовая документация об оказании образовательных услуг преподавателями по программам, реализуемым с применением дистанционных образовательных технологий (ДОТ) для ИДО.

Целью работы было проектирование и написание комплекса программ для автоматизации работы специалистов ОЭАиФК по актам от преподавателей. Для этого проведено предпроектное обследование ОЭАиФК в виде опроса сотрудников экономического отдела на предмет сбора требований к разработчикам и учета специфических особенностей учета первичной финансовой документации. В результате был составлен список необходимых задач:

1)  учет документооборота первичной документации от преподавателей:

-    проектирование реляционной структуры предметной области: виды услуг по программам, реализуемым с использованием ДОТ, сведения о контрактах преподавателей с ИДО, акты приема-передачи услуг, расценки по видам услуг;

-    ввод исходных данных предметной области: данные о преподавателях, данные о контрактах; данные о расценках по видам услуг;

-    создание форм ввода первичной информации: акта приема-передачи (предоставления) услуг с расшифровкой аудиторных занятий, акта приема-передачи (предоставления) услуг по программам, реализуемым с применением ДОТ;

2)  мониторинг движения средств: создание формы с таблицей вывода совокупных данных;

3)  распечатка архивной документации согласно утвержденным формам актов приема-передачи (предоставления) услуг:

-    формы акта приема-передачи (предоставления) услуг с расшифровкой аудиторных занятий;

-    формы акта приема-передачи (предоставления) услуг по программам, реализуемым с применением ДОТ.

Сумма оплаты работы преподавателя рассчитывается одним из следующих способов:

1) умножение количества часов работы преподавателя на коэффициент, хранимый в базе данных, который характеризуется набором атрибутов: {degree, status, type_work, town}, где degree – научное звание преподавателя, status – научная степень преподавателя, type_work – тип работы (проведение лекций, семинаров, практикумов и т.д.), town – населенный пункт, в котором проведена работа;

2) умножение типа работы преподавателя (проверка курсовых, создание тестов и т.д.) на объем выполненной преподавателем работы.

Основой информационной системы служит специально разработанный комплекс, реализующий мониторинг и сохранение информации о первичной финансовой документации об оказании образовательных услуг, формирование выходных стандартных форм для ОЭАиФК по выполненной работе в соответствии с запросами пользователей программы. Программный комплекс включает в себя информационную базу, которая хранится в специально разработанных таблицах, а также набор программ, реализующих просмотр, распечатку и расчет сумм к оплате по всем актам преподавателей за конкретный срок, просмотр, распечатку и расчет сумм к оплате актов по конкретному преподавателю, добавление или изменение актов. Разработанная система включает в себя собственно базу данных в СУБД и набор программных модулей с вышеописанными функциями. Для форм вывода использовались средства форматирования страниц – таблицы стилей (CSS-каскадные таблицы стилей). Это позволяет отделить форматирование документа от программного кода, что хорошо для множества выходных форм и для простоты изменения внешнего вида в будущем. Все модули увязаны в единый комплекс, вход в который начинается с авторизации пользователя.

Программы реализованы на языке PHP 5.0 с использованием функций JavaScript, в качестве базы данных используется PostgreSQL. Плюсами PHP и PostgreSQL является то, что они распространяются бесплатно.

При проектировании программ учитывалась уже разработанная и реализованная база данных.

Программа состоит из 3 частей: просмотр и распечатка всех актов преподавателей за конкретный срок; просмотр актов по конкретному преподавателю; добавление новых актов по преподавателям.

Перечень компонентов: index.html – входная страница, view_act.php – форма для вывода на экран отчета за прошлый месяц, V_ActPlan.php – форма для добавления нового акта, V_prepa­reAct.php – добавление информации по акту, V_view.php – просмотр информации по текущему акту, V_View_all.php – форма для печати акта, index.php – ввод данных для поиска по преподавателю, sel.php – выбор преподавателя из списка, sel1.php – вывод его всех актов. Переход на следующий компонент осуществляется либо по ссылке, либо по нажатии кнопки.

Генератор актов реализован в виде мастера. На первом шаге заносится информация об акте. В качестве входной информации указывается преподаватель, город, дата заключения акта, дата занесения акта в БД, номер акта, а также указывается вид вносимого акта. Пользователь может просмотреть информацию о конкретном преподавателе, выбрав его двойным нажатием. Акты бывают двух видов: приема-передачи (предоставления) услуг с расшифровкой аудиторных занятий и приема-передачи (предоставления) услуг по программам, реализуемым с применением ДОТ. После ввода информации происходит проверка на правильность (валидность) входных данных посредством функций, написанных на JavaScript. При помощи SQL-запросов информация заносится в таблицу по актам из базы данных. На втором шаге загружается форма, содержащая поля для ввода данных по конкретно выполненной работе в зависимости от выбранного вида акта. При сохранении этих данных они также проходят проверку. На третьем шаге пользователь смотрит данные получившегося акта, сумма рассчитывается по формуле, представленной ранее, и имеет возможность либо повторить ввод данных о выполненной работе, либо открыть в новом окне форму, готовую для печати. Схема работы представлена на рисунке.

При необходимости пользователь имеет возможность просмотреть и распечатать информацию за отчетный период, указав на входе поля и условия для выборки информации из БД. Просмотр актов по преподавателям реализован в виде набора динамически генерируемых страниц, в которых пользователь выбирает, какой преподаватель его интересует, дату и конкретный акт приема-передачи (предоставления) услуг. Доступ к данным организован посредством локальной сети или сети Интернет. Пользователю для работы с программой необходимо иметь Интернет-браузер.

После реализации всех этапов проекта на конечном этапе была создана пользовательская документация для сотрудников отдела по работе с системой, регламентирующая выполнение тех или иных операций ответственными сотрудниками ИДО, а также проведено обучение пользователей.

В заключение отметим, что внедрение программы для автоматизации ОЭАиФК позволяет упростить и ускорить обработку и хранение первичной финансовой документации об оказании образовательных услуг, а так же облегчает принятие управленческих решений.