Software & Systems

Целесообразность использования документации в электронном виде сегодня ни у кого не вызывает сомнений. Но что должна представлять собой электронная документация (ЭД) – единства мнений пока нет.

Разумеется, в первую очередь должно рассматриваться назначение ЭД. Как и в случае с бумажными аналогами, объем и сложность документации определяется задачами документирования.

Бумажные документы с точки зрения своей организации имеют линейную структуру (тема за темой). Для удобства поиска необходимой информации есть два принципиальных механизма: оглавление (в начале) и система указателей (в конце документа).

Большинство систем формирования и использования ЭД в настоящее время программно реализуют именно такой «бумажный» подход, с добавлением некоторых сервисных функций, предоставляемых возможностями компьютера. Например, более детальный каталог, поиск по ключевым словам (аналог указателей). Добавление в качестве сервиса кодирования фрагментов, поиска по различным элементам документа (в заголовках, в титульных листах и т.п.), визуальной навигации по частям документа, использование закладок и т.п. принципиально не меняют этой технологии работы с ЭД.

Линейная организация информации в документах удобна при поиске в случае небольших объемов информации. При росте объема даже в бумажном варианте при поиске уже возникают затруднения. Электронная форма документации подразумевает существенно больший объем перерабатываемой информации (иначе теряется смысл использования компьютера). И недостатки такой организации документов не просто ярко проявляются, а существенно усугубляются, и удобство работы уже становится большим неудобством. Ярким примером является организация поиска документов в Интернете, где поисковые машины работают на тех же принципах: каталоги и ключевые слова. Огромное время тратится на поиск по каталогам, на формирование комбинаций запросов из ключевых слов. А в результате либо не находится ничего, либо открывается огромное количество ссылок на посторонние документы.

Кроме этого, если потребуется информация, из разных документов, то просмотреть ее можно, только открыв одновременно множество окон, что тоже неудобно.

Перечисление недостатков линейной организации информации в документах можно продолжить, но и без того ясно, что такая техноло- гия хранения и обработки документов не имеет рациональной перспективы, и развивать сервисные функции в этом направлении не имеет смысла.

Прежде чем сделать предложения по технологии формирования и использования ЭД в условиях современной вычислительной техники и сетевых средств, попробуем сформулировать требования к такой же современной ЭД.

ЭД должна позволять:

·   формироваться фрагментарно (любой кусок в любом месте);

·   использоваться фрагментарно (только интересующий фрагмент, без всего документа);

·   формировать:

-  новые документы (публикации) из заданных фрагментов;

-  коллективную разработку документов (удаленными участниками);

-  коллективное использование документов (удаленными пользователями);

·         использовать:

-  любые выразительные средства (звук, видео, модели, интерактивные чертежи и т.п.);

-  семантическую (смысловую) обработку документов;

·         включать данные не только для просмотра человеком, но и для обработки компьютером;

·         производить поиск информации по сложным критериям и сразу на множестве документов;

·         накладывать сложные семантические связи между фрагментами информации не только в рамках одного документа, но и с фрагментами, находящимися в других документах;

·         распределять хранение в сети с однозначной идентификацией не только документов в целом, но и их фрагментов;

·         работать с документацией пользователям, не имеющим специальной компьютерной подготовки;

·         включать в себя информацию и данные, поступающие от разнообразных компьютерных приложений;

·         обеспечивать независимость от состояния и версий программного обеспечения;

·   осуществлять многоцелевое использование (по различному назначению): информирование, обучение, взаимодействие с приложениями.

Реализация этих требований дает возможность не просто перевести документацию из бумажного вида в некоторый иной, а позволит создать принципиально новый инструмент работы с информацией, существенно расширяющий возможности человека в различных областях своей деятельности. ЭД в этом случае становится носителем знаний.

Еще совсем недавно острой потребности в широком обмене информацией между предприятиями и людьми не было. Бизнес был локализован территориально, автоматизация предприятий производилась локально (в рамках предприятия), программы, как правило, использовались на одном рабочем месте, информация  БД использовалась в интересах узкой группы людей.

Все изменилось с появлением и широким использованием сети Интернет. Происходит постепенная глобализация экономики, образование общего информационного пространства, стираются территориальные и временные границы. И как следствие – взрывное понимание необходимости широкого информационного взаимодействия между участниками различных процессов: сквозное проектирование изделий, виртуальные предприятия, управление процессами в масштабе страны (мира) и т.п., вовлечение в эти процессы многих предприятий и людей, сильно удаленных друг от друга территориально.

Носителями информации становятся не данные, а документы, а пользователями – не подготовленные специалисты, а обычные люди, занимающиеся своей работой.

Что же является основой для разработки ЭД с новыми свойствами?

Специалисты в области информационных технологий в последние годы многое сделали, чтобы современные требования нашли воплощение в хороших инструментальных средствах. После широкого обсуждения всем Интернет-сообществом была разработана и принята технология работы с документами, позволяющая решать все перечисленные выше задачи.

Это так называемая Х-технология, набор стандартов, основанных на XML-языке.

Основная идея этой технологии следующая: все приложения, создающие информацию в виде файлов в некотором формате, преобразуются в нейтральный формат, понятный всем участникам информационного обмена. После приема информации ее можно поместить в свои приложения (БД) и работать с ней как принято в данной организации. Но в момент обмена информацией с удаленными участниками она опять преобразуется в нейтральный формат.

Среда обмена информацией в нейтральном формате и обладает всеми перечисленными свойствами, поэтому и представляет вполне самостоятельный интерес как среда формирования и использования ЭД.

В этой среде информация представляется  также в виде ЭД, состоящих из информационных единиц (ИЕ), построенных в виде иерархического дерева. Существенной особенностью нового подхода к организации документов является то, что ИЕ являются самостоятельными образованиями. Они формируются таким образом, что могут быть найдены по запросу и выделены из документа в отдельную публикацию. Для этого ИЕ снабжаются метаинформацией, в которой приводится  информация, необходимая для поиска этой ИЕ, для определения уникального местоположения (во всей совокупности документов), семантических связей с другими ИЕ, данные для приложений и способы отображения этой ИЕ (вид публикации). Метаинформация – это описание свойств ИЕ, документа и связей в структуре данного документа и во всей совокупности документов.

Такая организация ЭД позволяет не только сохранить традиционные способы поиска и просмотра документации (по каталогам и ключевым словам), но и дает принципиально новые удобные способы работы. По весьма сложным запросам может быть сформирована отдельная публикация, состоящая из ИЕ, удовлетворяющих сделанным запросам. Может быть  получена информация  как ответ на запрос, аналогичный запросам в БД.

ИЕ могут включать самые разнообразные выразительные средства: видео, звук, анима- цию и т.п.

Отдельный интерес представляет возможность использования графических выразительных средств в нейтральном формате, в частности чертежей. Ведь чертеж, по сути, тоже БД. Значительная часть знаний об изделии «зашита» в чертежах и схемах. Интерактивные чертежи, элементы которых семантически связаны с другими формами описания (текст, звук, видео) и не привязанные к средствам их создания, – это огромный шаг в направлении передачи знаний от разработчика к пользователю ЭД.

Отделение документов и данных от средств, их создающих, – это одно из важнейших преимуществ XML-технологии. Создание ЭД может происходить во всем многообразии программного обеспечения, имеющегося на рынке. А использовать ЭД можно с помощью только одного средства – браузера. На этом основана концепция коллективной разработки и использования ЭД.

Подход к построению ЭД, основанный на концепции коллективного формирования и использования и реализованный на средствах XML-технологии, по мнению специалистов, можно считать современным и перспективным.