Software & Systems

Целью разработки комплекса задач (КЗ) "Вещевой отдел" являлось создание программного комплекса, обеспечивающего решение основных производственных задач специалистами вещевого отдела. Основная концепция автоматизации состояла в выборе наиболее трудоемких и рутинных задач, а также в выявлении дублирующих функций в различных подразделениях.

Особенность разработки КЗ состояла в специфике учета имущества на складах и ведения карточек личного имущества военнослужащих, которая обусловлена наличием специальных норм и приказов для ВМФ. Отсутствие системы идентификации имущества, хранящегося на складах, а также имущества, выдаваемого личному составу согласно нормам, обусловило необходимость разработки системы кодирования имущества в рамках вещевого отдела и подчиненных ему подразделений.

Программное обеспечение КЗ "Вещевой отдел" разработано в среде программирования Borland Delphi. Данные по КЗ “Вещевой отдел” вводятся и хранятся в формате таблиц типа Paradox. Все справки и документы по задачам формируются путем преобразования выборки данных в формат Word.

КЗ разработан с учетом многопользовательского режима, предусмотрен анализ возможных ситуаций одновременной работы с одной и той же записью таблицы или таблицей (для эксклюзивных операций), обработка таких ситуаций и формирование соответствующих сообщений пользователю о ситуации и дальнейших действиях. Такой подход позволяет увеличить число рабочих станций и разделить функции специалистов по мере развития автоматизации задачи.

КЗ "Вещевой отдел" включает в себя следующие задачи:

-         "Начальник вещевого отдела";

-         "Центральный склад";

-         "Канцелярский склад";

-         "Шкиперский склад";

-         "Учетно-операционное отделение вещевого склада".

В составе задачи "Начальник вещевого отдела" реализованы следующие функции:

-         формирование данных отдела для руководства;

-         просмотр результирующих данных центрального, канцелярского, шкиперского склада и учетно-операционного отделения вещевого склада.

В составе задач "Центральный склад", "Канцелярский склад", "Шкиперский склад" и "Учетно-операционное отделение вещевого склада" реализованы следующие функции:

-         ведение книг учета наличия и движения имущества на складе;

-         формирование справок о наличии, поступлении и выдаче имущества со склада;

-         формирование актов списания (снятия остатков);

-         выписка приходно-расходных накладных;

-         справочные сведения.

Задачи "Центральный склад" и "Шкиперский склад" содержат также функцию формирования сводной справки о наличии имущества на всех складах.

В составе задачи "Центральный склад" дополнительно реализованы функции:

-         составление отчетов об утрате материальных средств;

-         ведение данных по денежным компенсациям военнослужащим, уволенным в запас.

В составе задачи "Учетно-операционное отделение вещевого склада" дополнительно реализованы следующие функции:

-         формирование справок по денежным компенсациям уволенным;

-         ведение норм снабжения военнослужащих вещевым имуществом и данных о размере денежной компенсации за вещевое имущество;

-         ведение электронной картотеки имущества личного пользования военнослужащих;

-         выписка накладных для выдачи личного имущества со склада;

-         выписка ордера на пошив обмундирования в ателье (мастерской);

-         занесение данных о фактической выдаче имущества в сводные ведомости и карточки;

-         занесение данных из сводных ведомостей в книги учета;

-         расчет денежных компенсаций за положенное вещевое имущество и формирование выписки для получения денежной компенсации;

-         списание имущества по карточке и занесение данных из карточек в реестры;

-         формирование сводных справок об имуществе, числящемся на военнослужащих, за заданный период;

-         формирование сводных справок о денежной компенсации за положенное к выдаче вещевое имущество за заданный период;

-         проведение списания имущества по карточкам военнослужащих.

Для автоматизации работы вещевого отдела были приняты решения по первоначальной идентификации всего имущества, хранящегося на канцелярском, шкиперском и на вещевых складах. Для этого всему имуществу, числящемуся в книгах учета этих складов, были присвоены номенклатурные номера.

Присваиваемые номенклатурные номера имущества служат только для КЗ в целях создания сводных отчетов в рамках вещевого отдела и подчиненных ему подразделений. Система классификации имущества базировалась на отчетах-заявках, которые ежегодно заполняются в вещевом отделе, и основана на схеме порядкового автоматического кодирования.

Для удобства поиска и формирования выборок имущество разделяется на группы, произвольно формируемые пользователем или соответствующие группам из отчетов-заявок.

Ведение справочника “Вещевого имущества” осуществляется в задаче ”Центральный склад”, которая имеет функцию копирования этого справочника на дискету или в заданный раздел сервера для его дальнейшего распространения. Справочник используется в задаче "Учетно-операционное отделение вещевого склада", имеющей функцию обновления этого справочника с дискеты или из заданного раздела сервера.

“Справочник нормируемого имущества и денежных компенсаций” содержит перечень имущества личного пользования, выдаваемого военнослужащим (с соответствующим порядковым номером и номером нормы), сроки его носки (по разным приказам) и сумму денежных компенсаций за неиспользованное имущество в зависимости от звания.

Работа с книгами учета

Книги учета складов представляют собой перечень имущества, хранящегося на складе с данными по ценам, остаткам на начало года, текущим остаткам и документам прихода и расхода. Пользователь имеет возможность выписать приходную или расходную накладную, просмотреть ее, распечатать и автоматически занести приход или расход по данным накладной в книги учета.

Расходная накладная может быть автоматически сформирована из выбранной приходной накладной любого другого склада.

Приходная накладная также может быть автоматически сформирована из выбранной расходной накладной любого другого склада. Приходные и расходные накладные можно переносить в архив для последующего просмотра.

Кроме этого, можно получить справки о поступлении (выдаче) имущества за заданный период для всех или заданных поставщиков (получателей).

Одной из особенностей рассматриваемого программного комплекса является возможность автоматического формирования пользователем книг учета для новых получателей на основе “Справочника получателей имущества”.

На начало нового года имеется возможность переносить остатки по книге учета, а данные прошлого года заносить в архив и использовать для просмотра.

Новое имущество добавляется из “Справочника получателей имущества”. Для выбранного вида имущества выдаются данные о его движении (приход или расход). При занесении данных о движении используются справочники поставщиков, получателей, документов.

По каждому складу имеется возможность сформировать справку о наличии имущества на складе, а также акт списания (снятия остатков).

Работа с карточкам учета имущества личного пользования

Данные карточек имущества личного пользования разделены по картотекам, внутри которых карточки военнослужащих объединены в несколько групп.

Внутри группы могут находиться карточки из разных подразделений.

Данные по каждой выбранной карточке можно просматривать и редактировать (отдельно данные о военнослужащем и данные о выданном ему вещевом имуществе, в дальнейшем именуемые движение имущества). Для занесения данных в карточку используются справочники подразделений, званий, документов, денежных компенсаций, нормируемого имущества, вещевого имущества.

Имеется возможность осуществить поиск по заданным символам наименования имущества, а также отсортировать имущество по выбранному параметру:

-         дате или наименованию документа выдачи;

-         дате или наименованию документа списания;

-         положенной дате выдачи;

-         положенной дате списания;

-         номеру имущества в норме;

При работе с карточкой пользователю предоставляются следующие возможности:

-         выписать накладную для получения имущества со склада;

-         выписать ордер на пошив обмундирования;

-         сформировать справку на выдачу денежной компенсации взамен положенного по норме имущества;

-         добавить имущество, числящееся за военнослужащим;

-         добавить имущество, положенное к выдаче по вещевому аттестату;

-         установить срок списания выданного имущества в соответствии с нормами;

-         вызвать необходимые справочники;

-         занести в соответствующие реестры данные карточки;

-         удалить запись;

-         подсчитать общее количество имущества на карточке;

-         выдать список имущества, положенного по норме, но не занесенного в карточку.

По каждой карточке выдается список выписанных накладных или ордеров на пошив имущества. Около каждой из накладных есть пометка, занесена ли она в карточку и в реестр. Занесение данных в книги учета производится из реестров, которые можно предварительно просмотреть и распечатать. При выписке накладных, ордеров и справок на денежную компенсацию на экран выдается список всего имущества, положенного на дату выписки военнослужащему.

При работе с движением имущества по карточке существует возможность заносить данные в следующие реестры: "Прибыло по вещевым аттестатам"; "Оприходовано из другой баталерки"; "Убыло в запас"; "Убыло в другую часть"; “Списано в другую баталерку"; "Списано по срокам носки".

Эксплуатация комплекса задач "Вещевой отдел" показала, что наиболее трудоемким является первоначальный ввод данных по справочникам имущества, книгам учета и особенно по карточкам личного имущества военнослужащих. Текущая работа с комплексом позволяет значительно сократить трудозатраты на получение разнообразных справок и выборок, а также систематизировать работу пользователей.

КЗ "Вещевой отдел" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

-         возможность запрещения пользователям “прямого” удаления информации;

-         специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

-         наличие сервисной функции ”Создание резервных копий БД”, позволяющей пользова- телю создавать копии БД на сервере или на дис- кете;

-         наличие сервисной функции ”Переиндексирование БД”, выполняемой в монопольном режиме в случае разрушения индексов БД.

Интерфейс приложений рассчитан на начинающих пользователей и максимально учитывает их привычки и предпочтения. Встроенная система помощи, наличие средств поиска по фрагментам, широкий спектр ключей для сортировки и фильтрации информации позволяет пользователю быстро освоить работу с комплексом.