Software & Systems

Формы бухгалтерских и статистических отчетов предприятий, управлений ВМФ, по ВМФ в целом представляют собой регламентированные по фор- ме и периодичности представления (ежемесячно, ежеквартально или за год) табличные документы и определяются соответствующими директи- вами и методическими материалами по их заполнению.

Уровни статистической и бухгалтерской отчетности представлены на схеме.

Предприятия в соответствии с директивами и методическими указаниями по статистической и бухгалтерской отчетности осуществляют заполнение форм данными и представляют их управлению ВМФ, в подчинении которого они находятся. Управления, в свою очередь, формируют сводные отчеты по управлению на основе данных по всем подчиненным предприятиям и представляют их группе специалистов (ГС), которая занимается подготовкой сводных отчетов по ВМФ в целом.

ГС и некоторые управления ВМФ могут территориально располагаться в одном здании или на достаточном удалении. Поэтому автоматизация процесса взаимодействия объектов управления ВМФ по вопросам статистической и бухгалтерской отчетности сводится к построению локальной вычислительной сети (ЛВС) там, где располагаются ГС и некоторые управления ВМФ, установки автономно работающих комплексов задач в удаленных управлениях ВМФ и организации обмена данными между ними.

При решении задачи автоматизации ведения и сбора статистической и бухгалтерской отчетности важно распределить функции программного комплекса между ГС и управлениями ВМФ и определить правила взаимодействия.

Кроме того, при автоматизации сбора статистической и бухгалтерской отчетности необходимо учесть следующие обстоятельства:

-                    формы бухгалтерских и статистических отчетов трех уровней (предприятий, управлений ВМФ, по ВМФ в целом), как правило, одинаковы;

-                    отчеты представляются в соответствии с заданной периодичностью (ежемесячно, ежеквартально или за год);

-                    все бухгалтерские и статистические отчеты представляют собой табличные данные;

-                    документ может состоять из нескольких разделов, каждый из которых представляет собой таблицу данных определенной структуры;

-                    данные частично вводятся вручную, частично вычисляются;

-                    документы как однотипные за различный период отчетности, так и разных форм могут быть связаны между собой;

-                    алгоритмы и формулы формирования вычисляемых значений задаются инструкциями по заполнению форм или определяются логикой и смыслом данных;

-                    трудоемкий ввод отчетных данных;

-                    трудоемкий контроль отчетных данных;

-                    необходимость максимально исключить ошибки ввода;

-                    ограничение временных ресурсов на получение данных сводных отчетов;

-                    частое изменение форм отчетов;

-                    во многих формах используются данные прошлого года (то есть одновременно могут существовать старая и новая форма одного и того же отчета);

-                    возможность приведения данных за прошлый и текущий год в сопоставимых показателях и другие.

Разработанный комплекс задач Сбор статистической и бухгалтерской отчетности (ССБО) представляет собой инструмент, позволяющий один раз описать любой табличный документ на все время его действия и использовать эти данные при:

-                    вводе и корректировке данных;

-                    автоматическом формировании сводных отчетов;

-                    контроле данных отчетов;

-                    формировании документа в виде справки.

Ввод данных с помощью клавиатуры используется только там, где нельзя без этого обойтись (текущие данные и в начале работы с комплексом задач, когда отсутствуют данные отчетов за предыдущие периоды). Во всех других случаях применяется автоматическое заполнение данными отчетов (вычисления и использование связей с другими документами). Такой подход позволяет максимально облегчить процесс ввода данных, формирования сводных отчетов, максимально исключить ошибки пользователя при вводе и осуществлять расчеты по одним и тем же правилам на разных уровнях. Кроме того, в комплексе задач ССБО легко описать измененную форму документа на основе старой.

Описание документа (проектирование шаблона) представляет собой сложный процесс, при котором решаются следующие задачи:

-                    описание типа документа;

-                    описание реквизитов разделов документа;

-                    описание и корректировка структуры разделов документа;

-                    формирование и перестройка шаблона разделов документа на основании описания их структуры;

-                    ввод и корректировка данных постоянной части шаблонов разделов (данных части таблицы, содержащей полный список показателей, кодов строк и других параметров, которые являются общими и неизменяемыми для отчетов всех уровней и основаны на методических материалах заполнения формы);

-                    описание последовательности ввода и вычисления данных разделов (включая все связи документов между собой);

-                    описание аргументов формул вычисления последовательности ввода данных;

-                    описание последовательности контроля данных;

-                    описание аргументов формул и неравенств последовательности контроля данных;

-                    описание механизма формирования сводного отчета по управлению;

-                    описание механизма формирования сводного отчета по ВМФ.

Документ, включая все его разделы, проектируется одним автором.

Описание последовательности ввода и вычисления данных заданного раздела документа представляет собой сценарий, по которому производятся действия по заполнению данными таблицы (только переменной ее части). Значения ячеек таблицы могут быть получены следующим образом:

-                    введены вручную;

-                    вычислены в соответствии с выражением формулы и ее аргументов;

-                    переписаны из другого раздела или документа.

Ввод данных для отчетов по предприятиям – это ручной ввод цифр, по управлениям – это вычисление сумм по каждой ячейке по составляющим при наличии данных или ручной ввод при их отсутствии. При отсутствии данных для вычисления или переписи из других документов вычисление значения заменяется ручным вводом.

Описание последовательности контроля данных заданного раздела документа представляет собой сценарий, по которому производятся действия по вычислению выражений, сравнению их со значением в адресе результата и по формированию соответствующего сообщения при невыполнении условия контроля.

Комплекс задач ССБО позволяет автоматизировать процесс получения шаблона документа (формы документа с заполненными постоянными данными таблиц), готового отчета (формы документа с заполненными данными таблиц для конкретного предприятия, управления или ВМФ в целом за определенный период отчета) или справок о деятельности предприятий. Справка о деятельности предприятий формируется пользователем как по списку предприятий и их характеристикам, так и по количеству и содержанию других показателей (основой которых служат данные готовых статистических и бухгалтерских отчетов). Сформированные справки преобразуются в формат электронных таблиц Microsoft Excel (файл *.xls) и могут быть сохранены в каталоге справок пользователя. Преобразование данных справок в формат электронных таблиц позволяет использовать многообразие возможностей Microsoft Excel для форматирования, просмотра, печати и объединения нескольких документов, а также для использования отдельных фрагментов таблиц справок при формировании оперативных текстовых документов с помощью Microsoft Word.

Комплекс задач ССБО функционирует как в составе ЛВС, так и в автономном режиме работы.

Комплекс задач ССБО позволяет автоматизировать процессы обмена данными на гибком магнитном диске (ГМД) между комплексом задач, установленном для ГС, и комплексом задач, установленном в удаленном управлении ВМФ.

Перечисленные варианты отличаются набором функций и возможностей, предоставленных пользователю для работы с комплексом задач ССБО и доступом к некоторым данным.

Возможны следующие варианты установки комплекса задач ССБО в зависимости от настройки:

-                    для специалистов ГС;

-                    для специалистов управлений ВМФ, входящих в ЛВС;

-                    для специалистов удаленных управлений ВМФ.

Кратко функции между специалистами ГС и управлений ВМФ разделены так:

-                    специалисты ГС определяют перечень документов и их описание, вводят данные неизменяемой части этих документов, их взаимосвязи с другими документами и правила заполнения данными в соответствии с директивами; эти данные становятся доступны специалистам управлений ВМФ по сети или с помощью обмена ГМД с удаленными управлениями;

-                    специалисты управлений ВМФ осуществляют ввод и контроль данных по подчиненным им предприятиям в соответствии с описанными правилами, автоматически формируют данные сводных по своему управлению отчетов, которые становятся доступны специалистам ГС по сети или принимаются на ГМД от удаленных управлений и объединяются с соответствующими данными сети (специалисты удаленных управлений получают на ГМД данные описаний документов и нормативно-справочной информации (НСИ) и объединяют их с данными своего компьютера, на котором установлен вариант комплекса задач для специалистов удаленных управлений);

-                    специалисты ГС автоматически получают сводные отчеты по ВМФ в целом по данным сети, используют данные всех предприятий и управлений для анализа их деятельности.

В управлениях доступны данные только своего управления и подчиненных ему предприятий, для специалистов ГС доступны все данные.

Таким образом, автоматизация деятельности специалистов ГС и управлений ВМФ сводится к решению следующих основных задач и функций в зависимости от настройки комплекса задач ССБО:

-                    для специалистов ГС:

-                    "Проектирование шаблонов документов";

-                    "Ввод и корректировка данных по предприятию или управлению";

-                    "Формирование сводных отчетов по управлению";

-                    "Формирование сводных отчетов по ВМФ";

-                    "Просмотр данных документов и формирование справки о данных конкретного отчета";

-                    "Формирование справок о деятельности предприятий";

-                    "Формирование шаблонов документов";

-                    "Обмен данными на ГМД с комплексом задач, установленным в удаленных управлениях ВМФ";

-                    "Ведение НСИ";

-                    для специалистов управлений ВМФ, входящих в ЛВС:

-                    "Просмотр шаблонов документов";

-                    "Ввод данных и корректировка данных по управлению и подчиненным предприятиям";

-                    "Формирование сводных отчетов по управлению";

-                    "Просмотр данных документов и формирование справки о данных конкретного отчета по управлению и подчиненным предприятиям";

-                    "Формирование справок о деятельности подчиненных предприятий";

-                    "Ведение НСИ";

Þ                 для специалистов удаленных управлений ВМФ:

-                    "Просмотр шаблонов документов";

-                    "Ввод данных и корректировка данных по управлению и подчиненным предприятиям";

-                    "Формирование сводных отчетов по управлению";

-                    "Просмотр данных документов и формирование справки о данных конкретного отчета по управлению и подчиненным предприятиям";

-                    "Формирование справок о деятельности подчиненных предприятий";

-                    "Обмен данными на ГМД с комплексом задач, установленным для специалистов ГС".

Разработанный комплекс задач применим везде, где ведется работа с регламентируемыми по форме и периодичности представления табличными документами и отчетностью на разных уровнях, так как не содержит шаблоны и правила по заполнению конкретных документов, а позволяет настроить комплекс задач на те документы, которые актуальны для конкретных структур подразделений, и дополнять и изменять эти настройки в процессе эксплуатации.

Для разработки комплекса задач применялась интегрированная среда разработки Delphi 3.0 (язык Object Pascal).

Комплекс задач функционирует в среде Windows-95, Windows-98 или Windows-NT.