Software & Systems

Организации, имеющие в своей структуре архивные подразделения, сталкиваются с многочисленными проблемами управления документами: дублирование, утеря, временные затраты на обработку входящей документации. Автоматизация задач управления архивами позволяет уменьшить риск возникновения указанных инцидентов, повысить оперативность предоставления услуг архивными службами и уменьшить экономические затраты на сопровождение документации. В статье предлагается решение задач подбора комплектов документации с помощью предварительной классификации принимаемых в архив документов на основе анализа обозначения или децимального номера электронных документов.

В рамках совершенствования деятельности архивной службы в НПО «МАРС» (г. Ульяновск) была поставлена задача автоматизации процесса классификации документов, атрибуты которых хранятся в электронной базе данных.

Требовалось автоматизировать процесс классификации по следующим основаниям: изделия или тематика работ, виды документации, классы документации (ЕСКД, ЕСПД и др.), разделы документации. Процесс классификации должен проходить автоматически, но с участием оператора (эксперта для корректировки и управления классификацией).

По схеме документооборота на предприятии документы можно разделить на конструкторские, программные, технологические и организационно-нормативные. Таким образом, в таблице Классы документации получаем четыре заранее заданных класса документов: ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, ОНД.

Виды документации определяются по ГОСТам 2.601, 2.602, 2.102, 2.701, виды организационно-нормативной документации – по внутренним стандартам предприятия. Пример заполнения строки для таблицы Виды документации.

При анализе следует учитывать, что для конструкторской и программной документации аббревиатура обычно содержится в конце обозначения, а для организационно-нормативной – в на- чале.

Разделы документации определяем в соответствии с ГОСТом 2.106 и со сложившейся на предприятии системой присвоения децимальных номеров документов. В таблицу Разделы документации заносим следующие строки (цифра в скобках определяет, с какого символа должна начинаться цифровая часть обозначения документа для отнесения документа к данному разделу):

-     прибор, модуль (4);

-     сборочная единица (3);

-     сборочная единица (6);

-     деталь (7);

-     программный комплекс (1);

-     программный компонент (2).

Признак «Изделие» будет определяться в процессе классификации.

Сущности базы данных:

-     картотеки электронной и бумажной документации;

-     изделия (темы работ);

-     виды документации;

-     классы документации;

-     разделы документации;

-     классификатор.

Атрибуты сущностей базы данных.

·     Список документов:

-     уникальный код (ключевое поле);

-     обозначение документа (децимальный номер).

·     Изделия:

-     уникальный код (ключевое поле);

-     наименование изделия (темы работы);

-     обозначение головной спецификации.

·     Виды документации:

-     уникальный код (ключевое поле);

-     наименование;

-     аббревиатура (сокращенное обозначение вида документа).

·     Классы документации:

-     уникальный код (ключевое поле);

-     наименование.

·     Разделы документации:

-     уникальный код (ключевое поле);

-     наименование;

-     цифра, по которой будет определяться раздел.

·     Классификатор:

-     код документа;

-     вид классификации;

-     код класса.

Алгоритм анализа обозначения документа

Задача алгоритма заключается в приведении произвольной строки символов, содержащей децимальный номер, к нормализованному виду и в выделении четырех частей, по которым будет проводиться классификация документа. Алгоритм включает 5 шагов.

1. Анализ расширения файла (поскольку обозначение документа может быть записано в наименовании файла). Расширение файла также может быть признаком и для классификации документа (например, если необходимо выбрать все документы, созданные в различных форматах: Microsoft Word, OpenOffice.org, Adobe PDF). Для этого в базу данных включается справочник расширений с соотнесенными названиями программных продуктов. Эта утилита позже применяется при подготовке комплекта документации для классификации методами индексации текстов.

2. Выделение первой (буквенной) части обозначения. Удаляются все ведущие пробелы и неопознанные символы (не буквы, не цифры, не знаки препинания). Выбираются все символы-буквы до первой встреченной цифры. Далее все знаки препинания (обычно это подчеркивания или тире) заменяются на пробелы, латинские буквы заменяются русскими, строчные – прописными, за исключением определенного набора аббревиатур, которые заранее заданы в латинском, а вернее, английском варианте. Затем строка разбивается на части из списка заранее заданных аббревиатур, чтобы исключить вариант, когда строка составлена более чем из одного слова и пропущены пробелы.

3. Выделение второй (числовой) части. Выделяются все цифры до первого знака препинания, при этом ведется подсчет цифр, и, если их 5, делается вывод о принадлежности документа к ЕСПД, если 6 – к ЕСКД, иначе делается предположение, что документ организационно-нормативный.

4. Выделение третьей части. Используется вывод о принадлежности документа к определенному классу. Для ЕСКД и нормативных документов – все цифры и знаки препинания, для ЕСПД – если идут подряд три цифры, все цифры и знаки препинания, иначе – 6 значимых символов (цифры или буквы). Если длина остатка меньше – просто весь остаток.

5. Выделение четвертой части. Производится выделение текста с первого символа после третьей части и до конца строки с исключением неопознанных символов.

В дальнейшем для классификации получаем четыре части децимального номера документа: Т1, Т2, Т3, Т4. Раздел документации получаем, сравнив первый символ Т2 со справочником Разделы документации. Вид документа определяется исходя из Т1 – для нормативных документов, Т4 – для ЕСКД, Т3 – для ЕСПД. Наименование изделия определяется только для документов, которые относятся к разделам Прибор, модуль и Программные комплексы. Сборочные единицы, изделия, комплекты и детали могут относиться к различным изделиям или вообще быть автономными. Изделие для ЕСКД определяется как Т1+Т2+Т3, для ЕСПД – как Т1+Т2. Если анализируемый децимальный номер отсутствует в справочнике изделий, оператору предлагается ввести новое наименование изделия. Для любого признака классифицирования в случае отсутствия соответствующего обозначения в справочнике оператору предлагается ввести необходимое обозначение и наименование признака. Таким образом, получается классификатор с базой знаний, накапливаемой в процессе классификации.

Разработка приложения

Для проведения процесса классификации и просмотра результатов в удобном для оператора виде создана программа «Классификатор». Для создания использовались среда Borland Delphi 7.0 и СУБД MS SQL Server 2000.

Главное окно программы содержит меню и панель с вкладками, на каждой из которых размещен элемент, позволяющий просматривать и редактировать ту или иную таблицу классификатора.

Строка меню содержит следующие пункты.

·          Заполнение списка децимальных номеров. Список документов заполняется либо из картотеки архива, либо из произвольного каталога с файлами, предполагая, что каждый файл содержит только один документ. Путь к файлам указывается в поле ввода в правом нижнем углу вкладки Список документов.

·     Настройки классификатора. Настройка признака, по которому будет проводиться классификация документов.

·          Запуск процесса классификации. Процесс может быть начат как с документа, который является текущим в списке документов, так и с начала списка – в этом случае необходимо поставить галочку в поле Запуск с начала списка.

·          Список файлов классификатора. Предоставляет возможность сформировать комплект файлов исходя из картотеки с указанными путями к файлам документов либо из произвольного каталога, при этом выбираются файлы в формате Microsoft Word (для совместимости с программами, использующими индексирование текстов документов), и из развернутой иерархии каталогов файлы копируются в один для упрощения процесса классификации.

Просмотреть результаты классификации можно в окне списка документов – для одного документа. Для этого необходимо нажать на кнопку Показать классификацию.

Таким образом, разработан и реализован алгоритм, позволяющий на основе обозначения документа классифицировать его по нескольким заранее заданным признакам. Данное приложение значительно упрощает работы по классификации принимаемых в архив документов и по подбору комплектов документации согласно запросам абонентов архива.