Software & Systems

Интеграция библиотек в учебную и научную деятельность вузов обусловлена развитием библиотечно-информационных технологий и потребностями общества в изменении вузовских образовательных систем. Одним из направлений существующего взаимодействия подразделений университета и библиотеки является их совместная работа по организации учебного процесса (УП), в основе которой лежит формирование библиотечного фонда. Взаимодействие осуществляется исходя из стратегии создания информационной среды в университете, требований к построению единого образовательного пространства вуза и формированию учебных фондов, соответствующих потребностям вуза и обеспечивающих направленную подготовку специалистов.

В настоящее время в Оренбургском государственном университете (ОГУ) в рамках комплексной автоматизации деятельности вуза достаточно успешно функционируют программные комплексы информационно-аналитической системы (ИАС) ОГУ, позволяющие обрабатывать информационные потоки, связанные с УП и библиотечно-библиографическими процессами (ББП).

Решение задачи комплексной автоматизации является одним из основных требований, позволяющих адаптировать сложную интегрированную систему практически к любым условиям и различным требованиям внешней среды.

Реализация проекта ИАС ОГУ в виде модулей, органически связанных между собой, но способных работать и достаточно автономно, позволяет поддерживать принцип дуализма к обработке данных – «снизу–вверх» и «сверху–вниз» в рамках уровней управления университетом.

Система постоянно функционально развивается, при этом ее центральная часть (ядро) и другие компоненты не затрагиваются, что значительно повышает надежность и продолжительность жизненного цикла ИАС ОГУ, обеспечивает наиболее полное выполнение требуемых от нее функций [1].

Автоматизация учебного процесса университета

Средствами ИАС ОГУ автоматизированы процессы сбора, хранения и обработки данных, начиная с приема заявлений от абитуриентов и заканчивая проведением мониторинга трудоустройства выпускников университета. В интегрированной БД системы реализовано ядро (общий блок), отражающее сведения о структуре всех учебных подразделений университета, перечень направлений, специальностей и специализаций, по которым проводится обучение, учебные группы, весь контингент студентов, учебные планы по специальностям. Поддержка в актуальном состоянии в едином месте основных данных, связанных с учебным процессом, позволяет эффективно решать наиболее важные задачи автоматизации основных видов деятельности университета, расширять их перечень [2]. В рамках системы в настоящее время выделено 12 функциональных подсистем:

1)        управления организационно-кадровой структурой университета «Структура вуза» (9 задач);

2)        ведения электронного документооборота «Делопроизводство» (4 задачи);

3)        управления персоналом «Кадры» (7 задач);

4)        управления УП «Деканат» (15 задач);

5)        автоматизации деятельности приемной комиссии «Приемная комиссия» (11 задач);

6)        управления учебно-методической деятельностью «Учебные планы. Расписание» (4 задачи);

7)        организации и контроля научной деятельности «Наука» (10 задач);

8)        информационно-поисковая подсистема «Информационные ресурсы вуза» (8 задач);

9)        управления финансово-хозяйственной деятельностью «Имущество» (3 задачи);

10)     управления доступом к БД ИАС ОГУ «Права доступа» (4 задачи);

11)     управления ресурсами ИАС ОГУ «Ресурсное обеспечение» (4 задачи);

12)     автоматизации ББП «Библиотека» (5 задач).

В таблице 1 приведен перечень задач ИАС ОГУ в рамках автоматизации учебного процесса.

Значительное количество задач эксплуатируется более 7–10 лет и охватывает практически все УП, необходимые для осуществления управления образовательной деятельностью вуза [3].

Неразрывная связь УП и ББП

Одной из главных задач научной библиотеки ОГУ является информационное обеспечение УП для формирования благоприятной образовательной среды в вузе. Сотрудники библиотеки при формировании заявок на литературу, при систематизации и описании приобретенных ресурсов, анализе книгообеспеченности УП используют следующие сведения:

-    организационная структура университета, в том числе учебные подразделения;

-    перечень направлений, специальностей и специализаций, по которым осуществляется обучение;

-    данные образовательных стандартов, учебных планов, рабочих программ;

-    перечень текущего контингента обучающихся (студентов и аспирантов), профессорско-преподавательского состава.

Обеспечение своевременного получения перечисленных данных подразделениями библиотеки играет важную роль в эффективной организации ББП университета. Для этого необходимо взаимодействие библиотеки с учебно-методическим управлением, факультетами, кафедрами и другими подразделениями университета по предоставлению данных и обмену ими, которое становится возможным благодаря технологии интеграции УП и ББП в образовательной среде вуза. На рисунке показана технология взаимодействия УП и ББП при формировании библиотечного фонда.

Автоматизация УП является координирующим механизмом сбора, обработки и хранения разносторонней информации, позволяющей осуществлять взаимодействие библиотеки со всеми отделами и подразделениями вуза при формировании библиотечного фонда.

Управление УП включает программные системы, играющие важную роль при формировании библиотечного фонда:

-    автоматизированный учет студентов спе- циальностей по каждой образовательной программе;

-    автоматизированная подготовка и форми- рование документов по организации УП, от- носящиеся к компетенции кафедр, факультета, учебно-методического управления.

Автоматизация работы научной библиотеки на основе ИАС ОГУ

В настоящее время в рамках проекта ИАС ОГУ задачи автоматизации ББП выделены в отдельную функциональную подсистему «Библиотека». Основная часть задач этой подсистемы реализована на основе информационного обмена со сведениями, хранящимися в интегрированной БД ИАС ОГУ (табл. 2).

Таким образом, становится очевидным, что автоматизация ББП [4] напрямую зависит от результатов комплексной автоматизации других видов деятельности университета. При этом проект ИАС ОГУ обеспечивает:

-    однократный ввод данных в систему, многократное их использование всеми пользователями (задачами);

-    использование общей, наиболее важной части информации об университете всеми решаемыми задачами;

-    возможность обработки данных сложных по структуре сквозных бизнес-процессов университета;

-    обеспечение своевременного формирования актуальных и многоаспектных результатов интегрированной обработки данных, необходимых для принятия решений на разных уровнях управления университетом;

-    унификацию автоматизированных документов информационных потоков университета, что является одной из предпосылок перехода на электронный документооборот в рамках университета и за его пределами;

-    сбор в едином хранилище знаний о технологии обработки данных, связанных с различными видами деятельности университета и др.

В рамках автоматизации библиотечно-библио­графической деятельности на основе интегрированной БД ИАС ОГУ осуществляется информационное обслуживание процессов:

-    учета и анализа заявок на закупку литературы и регистрации новых поступлений, что позволило значительно сократить формирование ряда документов для участия в соответствующих конкурсах и аукционах;

-    информационного поиска библиографических записей (более 650 тыс., 64 % фонда) посредством электронного каталога (99 % всех запросов читателей);

-    книговыдачи, объединяющего задачи, реализованные в рамках программных систем «Электронный читательский билет», «Электронный читательский формуляр», «Заказ литературы», «Выдача и возврат литературы»;

Таблица 2

-    расчета показателей книгообеспеченности УП соответствующими изданиями, включая возможность оперативного получения полных и достоверных сведений по вопросам книгообеспеченности учебных дисциплин любой кафедры и специальности университета на сайте университета [5];

-    получения оперативной информации по ряду видов деятельности библиотеки на основе мониторинга и статистической обработки сведений интегрированной БД ИАС ОГУ (анализ востребованности библиотечных фондов студентами и преподавателями, ход регистрации читателей, использование ими периодических изданий, посещаемость фондов, информация о должниках и списки обучающихся студентов, не записавшихся в библиотеку, и др.).

В заключение следует отметить, что интегрирование информационных ресурсов, оптимизация взаимодействия библиотеки и других служб обусловили постановку задачи разработки и создания интегрированной ИАС комплектования вузовской библиотеки, что позволяет добиваться однократного ввода информации внутри библиотеки и взаимодействия с учебно-методическим управлением, факультетами, кафедрами и другими подразделениями университета при формировании фонда.

Это взаимодействие обусловлено технологией интеграции ББП в образовательную среду вуза, что позволяет с учетом потребностей читателей университета и рекомендаций профессорско-пре­подавательского состава и кафедр прогнозировать читательский спрос, основываясь не только на эрудиции и интуиции экспертов, но и на сведениях электронного каталога и на научно разработанном тематико-типологическом плане комплектования. Таким образом, формирование библиотечного фонда вузовской библиотеки может осуществляться на основе данных созданной системы.

Литература

1.   Болодурина И.П., Волкова Т.В. Структура интегрированных ресурсов автоматизированной информационной системы управления высшим учебным заведением // Программные продукты и системы. 2007. № 3. С. 51–52.

2.   Быковский В.В., Волкова Т.В. Информационно-аналитическая система Оренбургского государственного университета // Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом: матер. Всерос. науч.-практич. конф. Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2003. С. 25–27.

3.   Ащеулова Н.А. [и др.]. Автоматизация учебной деятельности в Оренбургском государственном университете // Автоматизированные системы управления учебным процессом в вузе: опыт, проблемы, возможности: матер. III Всерос. науч.-практич. сем. Шахты: Изд-во ЮРГУЭС, 2005. С. 4–8.

4.   Воройский Ф.С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем. М.: Физматлит, 2008. 456 с.

5.   Волкова Т.В., Болдырев П.А. Методика расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса в Оренбургском государственном университете // Вест. ОГУ. 2010. № 6. С. 51–52.