Software & Systems

Система бюджетирования – эффективный инструмент управления активами компании, ростом капитализации и определения инвестиционной привлекательности отдельных направлений хозяйственной деятельности.

На практике при организации бюджетного учета на предприятии возникает ряд проблем. Во-первых, сам процесс построения такой системы неформализован, то есть не существует выверенных алгоритмов для проектирования системы бюджетирования и отсутствует какой-либо математический аппарат. Во-вторых, когда система уже существует в некотором виде на предприятии, одной из главных проблем является сложность при подготовке фактических данных.

В данной статье предлагается векторно-матричная модель формирования фактических данных по исполнению бюджетов на основе шахматного баланса бухгалтерского учета. Такая модель решает обе указанные проблемы.

Процесс построения модели включает 4 этапа.

1-й этап. Нумерация счетов бухгалтерского учета. Представление шахматного баланса (дебетовой части главной книги) в виде матрицы.

Введем обозначение: Buh – это вектор, каждый элемент которого является оборотом счета бухгалтерского учета за определенный период.

Счета в плане счетов бухгалтерского учета, рекомендованном Минфином Российской Федерации, пронумерованы от 01 до 99. Забалансовые счета пронумерованы от 001 до 011.

Для ведения единой нумерации будем считать индексами забалансовых счетов с 001 по 011 числа от 101 до 111 соответственно.

Таким образом, индексы вектора Buh можно обозначить как .

Для рассмотрения оборота каждого счета по отдельным субсчетам необходимо ввести дополнительные индексы, обозначающие субсчета. Как показывает практика, уровень вложенности субсчетов не превышает трех. В итоге индекс элемента вектора оборотов счетов с учетом субсчетов будет выглядеть как s.i.j.k, где  – ранее введенный индекс, обозначающий номер счета;  – индекс, обозначающий номер субсчета счета s; ,  – номера вложенных субсчетов.

Для дополнительного облегчения учета и идентификации операций предприятия ведут учет своей хозяйственной деятельности в разрезе аналитик. Как показывает практика, количество аналитик на каждом счете не превышает пяти. Для рассмотрения оборота каждого счета и субсчета в разрезе аналитик необходимо ввести дополнительные индексы. В итоге индекс элемента вектора оборота счетов с учетом субсчетов и аналитик будет выглядеть как s.i.j.k.a1.a2.a3.a4.a5, где a1, a2, a3, a4, a5 – соответствующие аналитики каждого субсчета, причем для каждого субсчета набор аналитик будет своим.

В итоге элемент вектора Buh будет выглядеть как Buhs.i.j.k.a1.a2.a3.a4.a5.

Если у некоторого счета s1 нет субсчетов, но есть одна аналитика, его индекс будет выглядеть как s1.0.0.0.a1.0.0.0.0. Если у некоторого счета есть субсчета только первого порядка, то индексы, соответствующие субсчетам второго и третьего порядков, будут нулевыми. Если у счета есть субсчета и аналитики, но нужен итоговый оборот по всем субсчетам данного счета, индекс будет выглядеть как s1.0.0.0.0.0.0.0.0.

Такая многоуровневая нумерация индексов вектора оборотов счетов введена для того, чтобы можно было понять смысловое значение каждого элемента вектора. Если ввести единую нумерацию, например, , где m – общее количество используемых счетов и субсчетов, разбитых по аналитикам, то для идентификации субсчета и аналитического разреза нужно будет обращаться к таблице нумерации счетов и субсчетов.

Примеры описания счетов из плана счетов с субсчетами и аналитиками, используемыми для учета, приведены в таблице 1.

Таблица 1

Нумерация субсчетов и аналитик для счетов из плана счетов бухгалтерского учета

Количество субсчетов и аналитик может зависеть от количества единиц в организационной или финансовой структуре, количества направлений деятельности. Указанные количества субсчетов и аналитик для каждого счета определены из практики и обычно не превышают приведенных значений. Если организация не укладывается в данную схему, технически дополняется количество субсчетов и аналитик без изменения принципиальной доказательности данного метода. Если в какой-либо организации не используются некоторые субсчета, по ним всегда будут нулевые обороты. Это тоже не повлияет на дальнейшие преобразования.

2-й этап. Построение системы бюджетирования.

Бюджет – это финансовый план, охватывающий все стороны деятельности компании на заданный период, в котором определены вероятные доходы и расходы, размер и условия поступления денежных средств, порядок их расходования, динамика активов и обязательств.

Процесс бюджетирования – планирование деятельности предприятия в форме бюджетов, контроль исполнения данных планов и принятие управленческих решений.

Последовательность действий в процессе бюджетирования для большинства организаций одинакова. Согласно подходам признанных российских специалистов [1, 2], процесс бюджетирования может включать следующие этапы.

1.   Определение стратегических целей компании.

2.   Формирование бюджетов финансовых вложений, собственного капитала согласно стратегическим целям компании.

3.   Определение долгосрочных доходов и расходов, а также необходимости привлечения заемных средств и их объема согласно стратегическим целям.

4.   Подробное планирование выручки и подготовка бюджета продаж (обычно на год).

5.   Определение на основе бюджета продаж количества произведенной и закупленной продукции, которая должна быть в наличии на складе, для осуществления отгрузок и выполнения плана продаж (бюджет готовой продукции). На этом же этапе планируется бюджет производства: в каком количестве, из каких материалов, с использованием каких мощностей будет производиться продукция.

6.   Составление бюджетов вспомогательных цехов, обслуживающих производств и бюджетов общехозяйственных и коммерческих расходов на основании бюджетов продаж и производства.

7.   Формирование бюджета состава и использования основных средств и нематериальных активов, а также бюджета вложений во внеоборотные активы для осуществления всех работ по реализации запланированных продаж и производства.

8.   Планирование закупок товарно-материаль­ных ценностей, привлечение других предприятий к выполнению работ и оказанию услуг на основании всех составленных ранее бюджетов. Эти данные формируют бюджет закупки и использования ТМЦ, работ и полученных услуг.

9.   Формирование бюджета заработной платы согласно планам по производству и продаже продукции, по закупке и работе коммерческих отделов.

10.     Формирование бюджета прочих доходов и расходов, если, помимо операционной деятельности, предприятие планирует иные финансово-хозяйственные операции.

11.     Формирование бюджета налогов согласно планируемой прибыли, отчислениям по заработной плате, законам о налогообложении юридических лиц.

12.     Выстраивание бюджетов дебиторской и кредиторской задолженностей на основании бюджетов продаж и закупок.

13.     Определение величины требуемых заемных средств на планируемый период и формирование бюджетов долгосрочных и краткосрочных обязательств для выполнения обязательств перед поставщиками и реализации стратегии компании.

14.     Формирование общего бюджета доходов и расходов и бюджета использования чистой прибыли согласно всем планируемым доходам и расходам.

15.     Выстраивание бюджета движения денежных средств на основании всех планируемых денежных потоков.

16.     Отражение итоговых данных по деятельности компании в прогнозном балансе.

Схематично связь между бюджетами показана на рисунке.

Система бюджетирования, выстроенная по схеме, изображенной на рисунке, применима на большинстве предприятий.

3-й этап. Определение связей между оборотами счетов бухгалтерского учета и статьями бюджетов.

Все события финансово-хозяйственной деятельности предприятия отражаются в бухгалтерском учете с помощью проводок. Соответственно, подготовка фактических данных по исполнению бюджетов – не что иное, как перенесение итогов бухгалтерских операций по счетам за определенный период (оборотов) в фактическое исполнение определенных статей бюджетов за этот же период.

Примеры сопоставления счетов бухгалтерского учета и бюджетных таблиц для предложенной выше бюджетной модели (по образцу, представленному в [3]) приведены в таблице 2.

Таблица 2

Отнесение оборотов и сальдо счетов бухгалтерского учета на статьи бюджетов

Если перегруппировать эти данные, получится сопоставление бюджетных таблиц со счетами бухгалтерского учета (см. табл. 3).

Таблица 3

Связь бюджетных таблиц и счетов бухгалтерского учета

В приведенном примере для каждой бюджетной таблицы указаны счета, обороты по которым дают факт выполнения данного бюджета. Использование такой взаимосвязи позволяет быстро и без создания дополнительных информационных потоков в любой момент отслеживать фактическое исполнение бюджетов.

4-й этап. Представление фактического исполнения бюджетов в векторной форме. Преобразование данных бухгалтерского учета в фактическое исполнение бюджетов.

Для того чтобы формализовать и математически описать соответствие оборотов счетов бухгалтерского учета статьям затрат, а также минимизировать трудозатраты для расчета фактического исполнения бюджетов в любой временной промежуток, можно воспользоваться универсальным матричным представлением систем бухгалтерского учета и математически описанным переходом из одной системы учета в другую [4].

Рассмотрим часть статей бюджета продаж для центра финансовой ответственности № 1 и представим его в виде вектора br (табл. 4).

Таблица 4

Пример векторного представления статей бюджетов

Согласно таблице 3, для статей бюджета продаж используются счета 45, 46, 62 и 90. Для части бюджета продаж, представленного в данном виде, достаточно счета 45.

Согласно таблице 1, этот счет обычно разбивается на субсчета по количеству ЦФО. Поскольку рассматривается бюджет продаж для ЦФО № 1, индекс i=1, а так как другого деления на субсчета в этом счете нет, индексы j=0 и k=0.

Кроме этого, согласно таблице 1, данный счет обычно имеет следующие аналитики: a1 – номенклатура, a2 – категория номенклатуры, a3 – контрагент, a4 – договор. Поскольку данный бюджет рассматривается только в разрезе категорий номенклатур, a1=0, a3=0, a4=0.

Воспользовавшись универсальным матричным представлением систем бухгалтерского учета и математически описанным переходом из одной системы учета в другую [4], можно выполнить переход от оборотов счетов бухгалтерского учета к фактическому исполнению бюджетов (табл. 5).

Таблица 5

Преобразование данных бухгалтерского учета в фактические данные исполнения бюджетов

Данное соответствие определяет, каким образом за любой период времени обороты по счетам бухгалтерского учета преобразуются в фактические данные по бюджету продаж.

Аналогично необходимо представить все остальные элементы бюджетных таблиц.

Затем все статьи всех бюджетных таблиц нужно отнести в один блочный вектор Y и можно записать итоговое уравнение, описывающее перенос оборотов по счетам бухгалтерского учета за определенный период в фактические данные по бюджетам за этот же период:

,

где  – вектор входящих сальдо на начало преобразования; здесь обороты счетов бухгалтерского учета (верхняя часть элементов) ненулевые, а фактическое исполнение по статьям бюджетов нулевое (нижняя часть элементов);  – матрица, содержащая блоки проводок по переносу оборотов: BuhY – в дебет счетов Buh с кредита счетов (статей бюджетов) Y, YBuh – в дебет счетов (статей бюджетов) Y с кредита счетов Buh; OBuhBuh – пустой блок операций внутри группы счетов Buh; OYY – пустой блок операций внутри группы счетов (статей бюджетов) Y;  – транспонированная матрица;  – вектор остатков, получаемый из уравнения в результате переноса оборотов счетов бухгалтерского учета в статьи баланса.

На основании изложенного можно сделать следующие выводы. Помимо того, что данное преобразование можно провести для любых систем бухгалтерского учета и систем бюджетирования, в данном матричном виде оно может быть программно реализовано практически на любом языке программирования. Описанная модель реализована в среде системы управления предприятием Microsoft Dynamics AX, аналогичным образом она может быть реализована и в средах других информационных систем.

Эти особенности делают данное преобразование универсальным для любого предприятия и любой учетной системы. Соответственно, руководитель предприятия в каждый временной отрезок сможет отслеживать фактическое исполнение бюджетов, сформированное на основании данных бухгалтерского учета, а значит, оперативно управлять текущей деятельностью и исполнять стратегические планы.

В рассмотренном примере для упрощения восприятия не были использованы субсчета и аналитики, однако при использовании оборотов в данных разрезах изменяется лишь размер матрицы, но не суть метода.

Предлагаемая модель может найти применение на любом предприятии, которое использует план счетов бухгалтерского учета. Необходимо сопоставить обороты этих счетов со статьями бюджетов и построить матрицу, содержащую блоки проводок по переносу остатков из системы бухгалтерского учета в статьи бюджетов согласно предложенному алгоритму. Аналогично и с составом бюджетов: если для предприятия необходимы дополнительные бюджеты или более подробная детализация статей, соответствующие статьи бюджетов могут быть добавлены в модель по описанной методике. Такая методика бюджетирования позволяет обеспечить в среде контроллинга предприятия единство оперативного планирования и бухгалтерского учета.

Литература

1.   Добровольский Е. [и др.]. Бюджетирование шаг за шагом. СПб: Питер, 2007. 448 с.

2.   Щиборщ К.В. Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. М.: Дело и Сервис, 2005.

3.   Харитонова Е.Н. Бюджетирование как инструмент оперативного управления предприятием. Дисс. … канд. эконом. наук. М.: Московский государственный институт стали и сплавов (технологический университет), 2002.

4.   Кольвах О.И., Копытин В.Ю. Адаптивные модели бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности в системе кредитных организаций (концепция, методы и информационно-технологическое обеспечение). Р-н-Д: Терр, 2002.