Software & Systems

Результаты деятельности практически в любой области могут быть формализованы в виде документов. Документы – это и объекты выражения данных, и самое распространенное средство сопровождения работ, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность деятельности организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через ее сотрудников. Однако управление документооборотом подразумевает не только контроль движения документов, но и правила их создания, изменения, хранения и уничтожения.

Автоматизировать управление жизненным циклом (ЖЦ) информации позволяют информационные системы (ИС) управления данными, среди которых выделяют категории систем PDM (Pro­duct Data Management – управление данными о продукции) и ECM (Electronic Content Management – управление электронными данными).

Современные ИС указанных категорий являются многопользовательскими и поддерживают одновременную работу нескольких человек с одним документом, сохраняя при этом единство и целостность данных. Это обеспечивается инструментами гибкой настройки прав пользователей согласно их ролям и полномочиям. Полезной функцией PDM- и ECM-систем является возможность существования нескольких версий документа. Однако управление документами в данных ИС реализуется по-разному. По мнению авторов статьи, одна из главных причин данного факта – различные концепции термина «документ» в PDM- и ECM-системах. Рассмотрим данное утверждение более подробно на примере PDM-системы Enovia SmarTeam и ECM DIRECTUM. Эти программные продукты широко распространены на многих российских предприятиях и используются авторами статьи в Томском политехническом университете уже несколько лет в рамках подготовки специалистов по направлению «Информационные системы и технологии в бизнесе».

Документ и его ЖЦ

Понятие «документ» в ИС управления данными включает две следующие компоненты:

–      тело документа – файл различного формата (текст, таблица, расчет, изображение и т.д.);

–      метаданные – информация об объекте, хранимая в его карточке (название, назначение, сведения об авторе, дата создания и т.д.).

В ECM-системах, ориентированных на автоматизацию операций делопроизводства, документ является первичной и конечной сущностью. В PDM-системах, предназначенных в первую очередь для управления инженерными данными конструкторско-промышленных предприятий, первичной считается материальная сущность – проектируемый объект: деталь, блок, часть изделия и т.д. Данная сущность называется элементом. Количество и варианты соединения элементов между собой определяются структурой изделия. Документ является вторичной информационной сущностью, которая сопровождает элемент на различных этапах его ЖЦ (эскизная разработка, конструкторское проектирование и т.д.). При этом у одного и того же элемента на разных этапах его ЖЦ содержимое документов одинакового назначения может отличаться. Например, спецификация на блок при эскизном проектировании может отличаться от спецификации на этот же самый блок на этапе его запуска в производство. Таким образом, именно уникальные особенности предметной области – процессы создания комплексных инженерных изделий – определяют концептуальную основу PDM-систем: смысл терминов «элемент» и «документ» и отношения между ними (рис. 1).

Отмеченная разница концепции термина «документ» в PDM- и ECM-системах отражается в этапах ЖЦ данного объекта и последовательности перехода между ними. ЖЦ практически каждого документа начинается с этапа разработки, затем документ становится действующим и доступным для использования до истечения его срока действия. В силу своей предметной направленности – управление офисным документооборотом – ECM-система DIRECTUM позволяет настраивать этапы ЖЦ и вводить собственные для различных видов документов посредством добавления новых записей в справочники «Виды электронных документов» и «Виды жизненных циклов». Подобная функциональность отсутствует в PDM Enovia SmarTeam: документы могут находиться только в одном из типовых предопределенных этапов ЖЦ – новый, выпущенный, согласованный и устаревший.

Продолжая сравнение ЖЦ документа в PDM Enovia SmarTeam и ECM DIRECTUM, следует отметить, что при создании документа в DIRECTUM на сервере БД генерируется новая запись в СУБД, в которую вносятся метаданные документа. Тело документа – файл – в зависимости от размера и настроек ИС размещается в файловом хранилище или в СУБД и с этого момента становится доступным всем пользователям ИС, обладающим правами хотя бы на просмотр данного объекта.

В PDM-системе Enovia SmarTeam документ на начальном этапе своего ЖЦ находится локально на компьютере его создателя и становится доступным для других пользователей ИС только на следующем этапе своего ЖЦ, когда он переходит в состояние «выпущенный» и перемещается на сервер. При редактировании выпущенного документа он копируется на компьютер пользователя, осуществляющего эту операцию, и блокируется от просмотра и изменения другими пользователями ИС. По завершении редактирования автоматически создается новая версия документа и размещается на сервере. Далее в зависимости от специфики деятельности предприятия и правил внутреннего документооборота документ может находиться в состоянии «согласованный», при котором невозможно его дальнейшее изменение. По истечении срока действия документ считается устаревшим и перемещается в архив. На рисунке 2 показаны типовые этапы ЖЦ документа в PDM-системе Enovia SmarTeam и операции по их изменению.

Следует отметить, что в PDM Enovia Smar­Team объект типа «документ» может находиться только в одном из вышеописанных типовых предопределенных этапов ЖЦ, и даже широкий набор инструментов администрирования данной ИС не позволяет задать свои правила ЖЦ для документа. При этом для объекта типа «элемент» существует возможность ввода новых состояний его ЖЦ согласно правилам предприятия и/или последовательности технологических этапов. Таким образом, снова подчеркивается ориентация PDM-систем на управление инженерными данными при проектировании и производстве сложных промышленных изделий. Данная профильная направленность PDM-системы положена в основу ее объектно-ориентированной модели данных, которая хранится в БД. Следует рассмотреть это утверждение в контексте общепринятых терминов: записи являются физическими сущностями в таблицах реляционной БД, в то время как объекты представляют собой абстрактные сущности в объектно-ориентированной модели данных [1, 2].

Модели данных PDM- и ECM-систем

В DIRECTUM, подобно 1С, Business Studio и многим другим ИС, реализована реляционная структура данных: функциональные модули ИС связаны между собой записями справочников – таблиц БД, в которых хранятся объекты с одинаковым поведением. Подобная типизация объектов в Enovia SmarTeam определяется понятием «класс», экземпляры которого характеризуются одними и теми же атрибутами. Наследование классов и механизмов поведения объектов в объектно-ориентированной модели данных Enovia SmarTeam, например, «Управление файлом», «Поведение элемента», «Поведение документа», «Поведение сборки» и т.д., накладывает ограничения на изменение некоторых характеристик классов, к которым относятся и этапы ЖЦ.

Продолжая анализ модели данных PDM Enovia SmarTeam, следует отметить ее структурированность: класс самого верхнего уровня иерархии называется суперклассом. На рисунке 3 показан фрагмент набора классов модели данных PDM Enovia SmarTeam, разработанной авторами статьи для примера управления технологическими данными в приборостроительном производстве.

Следует отметить, что модель данных Enovia SmarTeam является проектно-ориентированной: главным считается суперкласс «Проекты», так как все другие суперклассы и их данные организованы вокруг него. Такая ситуация соответствует специфике применения PDM-систем, поскольку большинство промышленных предприятий используют проектное управление и соответствующее распределение работ. Однако в ряде случаев проектно-ориентированная методология Enovia SmarTeam, которая предполагает обязательный выбор проекта, затрудняет организацию хранения и доступа к общей информации, используемой в нескольких проектах одновременно, например нормативно-справочные данные (ГОСТы, СТП, инструкции и т.д.). Решить данную проблему можно с помощью объединения подобных объектов в отдельный суперкласс, что позволит реализовать доступ к его экземплярам от любого объекта ИС с использованием связей. В объектно-ориентированной терминологии модели данных Enovia SmarTeam связь между суперклассами – это класс с предопределенным поведением и атрибутами по выбору пользователя. На уровне физической модели данных класс связи, как и другие классы, представляет собой таблицу реляционной БД.

В графическом интерфейсе пользователя Enovia SmarTeam связи между экземплярами различных суперклассов позволяют визуально отследить взаимоотношения между объектами. Например, на рисунке 4 показано дерево проектов, включающее экземпляры суперкласса «Проект», с одним из которых связаны объекты суперклассов «Документ», «Извещение об изменении» и «Пользователи».

В ECM-системе DIRECTUM подобная связь между объектами (записями разных справочников) осуществляется согласно логическим отношениям между соответствующими таблицами в реляционной модели данных. Работа с информацией в визуальном интерфейсе пользователя предполагает заполнение справочников в определенной последовательности. Например, чтобы заполнить справочник «Работники», сначала следует внести данные в справочники «Наши организации» и «Подразделения». Подобная этапность присутствует и в работе с информацией в PDM-системе Enovia SmarTeam: например, для привязки пользователя к документу проекта сначала необходимо добавить пользователя в проект.

Управление работами/задачами

Управление объектами предполагает выполнение определенных работ по их изменению. Перемещение документов между исполнителями в современных ИС реализуется с помощью положений методологии Workflow («поток работ»). При этом, несмотря на принципиальные отличия в назначении PDM- и ECM-систем, Workflow реализуется в них практически одинаково:

–      инструменты администрирования ИС позволяют создавать любые визуальные схемы маршрутов документов и сценариев работ (рис. 5, 6);

–      после разработки Workflow-диаграммы она тестируется, при отсутствии ошибок ассоциируется с определенной записью соответствующей таблицы БД и становится доступной для использования;

–      в интерфейсе пользователя ИС выделено специальное хранилище порученных ему работ, например, приложение SmartBox в PDM Enovia SmarTeam и папки Входящие/Исходящие в ECM DIRECTUM.

Примечательно, что, несмотря на разницу в концепции термина «документ», в PDM- и ECM-системах можно запустить работу на исполнение как отдельно от документа, так и вместе с ним. Таким образом реализуется управление действиями сотрудников предприятия, поскольку время выполнения и состав операций пользователей ИС автоматически протоколируются.

В заключение необходимо отметить, что рассмотрены аспекты управления документами с помощью современных ИС, предназначенных для хранения и обработки больших объемов корпоративных данных. PDM-системы, помимо функционала ECM по управлению офисной документацией, обеспечивают просмотр и оперативную правку файлов различных инженерных форматов (CAD/CAE/CAM), а также выполнение других специфических операций (например, формирование спецификаций и пр.). Для этого многие PDM-системы поддерживают интеграцию с широко используемыми CAD/CAE/CAM-пакетами, например, Windchill и Pro/ENGINEER, Enovia SmarTeam и CATIA, AutoCAD, SolidWorks, DELMIA, Team­center и NX, Solid Edge, Tecnomatix и т.д.

В свою очередь, ECM-системы позволяют автоматизировать текущую операционную деятельность – работу делопроизводителей, секретарей и руководителей, связанную с планированием и протоколированием совещаний, вынесением резолюций и поручений, а также канцелярские операции, включая обработку и учет входящих/исхо­дящих документов. Это подтверждается обилием интеграционных решений с офисными приложениями семейств MS Office и Open Office, а также программами типа «органайзер», например MS Outlook.

Резюмируя вышесказанное относительно управления документами средствами ИТ, можно сделать следующие выводы:

–      ECM-система может использоваться для автоматизации офисного документооборота и делопроизводства практически на любом предприятии;

–      целевая аудитория PDM-систем – множество специалистов различного профиля, участвующих в проектировании и производстве технологически сложных изделий;

–      наибольший положительный эффект от применения PDM- и ECM-систем достигается в случае их взаимной интеграции, поскольку они не являются взаимозаменяемыми из-за различного назначения ИС указанных категорий.

Таким образом, современные PDM- и ECM-системы позволяют оперативно управлять деятельностью предприятия посредством мониторинга и контроля его документопотоков, а также действиями пользователей. При этом очередность внедрения ИС управления данными определяется прежде всего профилем предприятия и спецификой его деятельности, которую решено автоматизировать средствами ИТ.

Литература

1.     Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных = Intro­duction to Database Systems. М.: Издат. дом «Вильямс», 2006. 8-е изд. 1328 с.

2.     Кодд Э. A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks. CACM, 1970. Vol. 13. no. 6.